Budownictwo i PZP | Prasówka | 19.01.2024 r.
Rynek Infrastruktury
1. Rozpowszechnianie wizerunku osób uczestniczących w realizacji zamówień publicznych
art. sponsorowany | Data publikacji: 16-01-2024
Podczas zawierania umów na realizację zamówienia publicznego czy dokonywania odbiorów zrealizowanych inwestycji, niejednokrotnie utrwalamy, a następnie rozpowszechniamy (np. w materiałach prasowych czy mediach społecznościowych), wizerunek osób uczestniczących w takich wydarzeniach. O czym należy pamiętać zanim dokonamy takiej publikacji?
Wizerunek jest bez wątpienia jednym z dóbr osobistych człowieka i podlega szczególnej ochronie prawnej. Ustawodawca wprost wymienił wizerunek w otwartym katalogu dóbr osobistych znajdującym się w art. 23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610; dalej jako „Kodeks cywilny”), tuż obok zdrowia, wolności, czci, swobody sumienia, nazwiska czy tajemnicy korespondencji.
W obecnych czasach często zapomina się, że nie można dowolnie utrwalać i rozpowszechniać wizerunku innych osób bez ich zgody. Szczególnie, dotyczy to sytuacji zamieszczania materiałów fotograficznych czy filmowych w Internecie, na przykład w mediach społecznościowych czy oficjalnych stronach internetowych firm. Wizerunek podlega szczególnej ochronie, zarówno na gruncie Kodeksu cywilnego, jak i ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 2509; dalej jako „Prawo autorskie”).
Ochrona wizerunku
Kodeks cywilny w art. 23 stanowi, że: Dobra osobiste człowieka, jak w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach. W tym otwartym katalogu dóbr osobistych człowieka wizerunek zajmuje szczególne miejsce.
Pewnego rodzaju uszczegółowienie powołanego wyżej przepisu w zakresie ustanowienia ochrony wizerunku stanowią regulacje Prawa autorskiego. Zgodnie z art. 81 ust. 1 tej ustawy Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. W braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.
Zwolnienie z obowiązku uzyskiwania zezwolenia
Prawo autorskie przewiduje pewne okoliczności, które wyłączają konieczność pozyskania stosownego zezwolenia. Zezwolenia nie wymaga bowiem rozpowszechnianie wizerunku w przypadku:
1. gdy osoba, której wizerunek ma zostać rozpowszechniony (w braku wyraźnego zastrzeżenia), otrzymała umówioną opłatę za pozowanie (wspomniany wyżej art. 81 ust. 1 zd. 1 Prawa autorskiego),
2. osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych (art. 81 ust. 2 pkt 1 Prawa autorskiego),
3. osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza (art. 81 ust. 2 pkt 2 Prawa autorskiego).
W przywołanych powyżej sytuacjach należy mieć jednak na uwadze kilka zastrzeżeń.
Ad. Pkt 1) Sądy wyjaśniają, że wyrażenie zgody na odpłatne pozowanie znosi obowiązek uzyskania powyższego zezwolenia jedynie w stosunku do osoby, która zapłaciła za pozowanie i tylko w uzgodnionym z nią zakresie. Od treści porozumienia między osobą pozującą a osobą płacącą za pozowanie zależeć będzie zakres dopuszczalnego rozpowszechnienia wizerunku osoby na nim przedstawionej, w szczególności, czy i ewentualnie w jakim celu lub zakresie osoba płacąca za pozowanie może udostępnić innym osobom wizerunek wykonany podczas odpłatnego pozowania.
Ad. Pkt. 2) Gdy wizerunek utrwalono w związku z pełnieniem określonych funkcji, należy:
1. ustalić, czy osobę, której wizerunek będzie rozpowszechniany można uznać za powszechnie znaną, oraz
2. zweryfikować czy wizerunek został utrwalony w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych.
Ad. Pkt 3) W sytuacji, gdy wizerunek danej osoby stanowi jedynie szczegół utrwalonej całości, należy wziąć pod uwagę wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie (z dnia 19 grudnia 2001 r., I ACa 957/01), zgodnie z którym założeniem skorzystania z przepisu o zwolnieniu z konieczności uzyskania zgody na rozpowszechnianie wizerunku jest stwierdzenie podrzędności konkretnego wizerunku wobec przedstawianej całości. Wizerunek danej osoby w takim przypadku powinien odgrywać rolę podrzędną, a jego wyeliminowanie lub też zamiana nie powinna wpływać na wartość ujęcia danej całości.
Obowiązki związane z rozpowszechnianiem wizerunku
Choć prawo autorskie wymaga dla rozpowszechniania wizerunku uzyskania zezwolenia osoby na nim przedstawionej, brak jest jednak regulacji wskazujących w jaki sposób zgoda ma zostać wyrażona. Teoretycznie zgoda taka mogłaby być wyrażona nawet ustnie, jednakże rozpowszechniającemu wizerunek osoby, która taką zgodę wyraziła, trudno byłoby wykazać fakt jej udzielenia oraz jej zakres. W praktyce zalecane jest więc utrwalenie uzyskanego zezwolenia w postaci pisemnej zgody. Powinna ona być konkretna – tj. osoba udzielająca zezwolenia powinna wiedzieć, gdzie jej wizerunek będzie rozpowszechniany. Pisemna zgoda powinna zawierać zakres rozpowszechnienia wizerunku, np. wskazywać, że wizerunek zostanie opublikowany na określonej stronie internetowej, na portalach społecznościowych – Facebook czy LinkedIn.
Należy pamiętać, że brak sprzeciwu wobec fotografowania czy nagrywania nie jest równoważny z udzieleniem zgody na rozpowszechnianie wizerunku. Ponadto, nawet jeśli zgoda taka zostanie udzielona, może zostać w każdym czasie odwołana. Zwłaszcza, gdy sposób wykorzystywania wizerunku narusza dobra osobiste osoby, której wizerunek utrwalono, czego ta osoba nie przewidywała udzielając zgody.
Rozpowszechnianie wizerunku w kontekście zamówień publicznych
Podczas zawierania umów na realizację zamówienia publicznego, dokonywania odbiorów zrealizowanych inwestycji czy innych wydarzeń związanych z zawieraniem i realizacją kontraktów, niejednokrotnie utrwalany, a następnie rozpowszechniany jest w różnego rodzaju mediach wizerunek osób uczestniczących w takich wydarzeniach. Czy zatem, w związku z tym, że mamy do czynienia z realizacją zamówień publicznych, automatycznie możemy zastosować zwolnienie z obowiązku uzyskania zezwolenia na rozpowszechnienie wizerunku, ponieważ rozpowszechnienie dotyczy wizerunku osób powszechnie znanych, a wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych? W takich przypadkach stosować należy zasady określone w Prawie autorskim związane z rozpowszechnianiem wizerunku. Ze zwolnienia z uzyskania zezwolenia na rozpowszechnienie wizerunku skorzystać można po ustaleniu, czy osoby, których wizerunek będzie rozpowszechniany, są osobami publicznymi w rozumieniu Prawa autorskiego.
Orzecznictwo wskazuje, w jaki sposób rozumieć pojęcie osoby powszechnie znanej. W wyroku z dnia 26 maja 2020 r. (sygn. akt: I ACa 13/20) Sąd Apelacyjny w Szczecinie wskazał, że:
Oceniając, czy osoba, której wizerunek rozpowszechniono, jest powszechnie znana w rozumieniu art. 81 ust. 2 pkt 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, trzeba uwzględnić krąg odbiorców, do którego adresowana jest publikacja lub inna forma rozpowszechniania wizerunku. O ile publikacja wizerunku trafia wyłącznie do kręgu podmiotowego, w którym osoba ta jest powszechnie rozpoznawana i spełnione zostają pozostałe przesłanki z art. 81 ust. 2 pkt 1 (a więc wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych), to nie można twierdzić, że naruszone zostają prawa osoby, której wizerunek rozpowszechniono. Jeśli jednak medium, za pośrednictwem którego rozpowszechnia się wizerunek osoby pełniącej funkcję publiczną dociera do kręgu odbiorców, wśród których osoba ta nie jest powszechnie znana, to nie można przyjąć, że spełnione są przesłanki z art. 81 ust. 2 pkt 1 powołanej ustawy. Zatem bez zgody osoby, której wizerunek ma być użyty, nie można go rozpowszechniać w kręgach i społecznościach, w których osoba ta nie będzie uznawana za powszechnie znaną.”
Kluczowe jest zatem określenie kręgu osób, które będą odbiorcami takiego wizerunku. Jeżeli wizerunek zostanie rozpowszechniony wśród osób, dla których dana osoba jest powszechnie znana, wówczas rozpowszechniający wizerunek takiej osoby będzie mógł skorzystać ze zwolnienia przewidzianego w art. 81 ust. 2 pkt. 1) Prawa autorskiego. Sąd zwrócił ponadto uwagę w powołanym wyżej wyroku, że:
Internet stanowi obecnie podstawowe narzędzie komunikacji społecznej, jednakże popularność tego medium wiąże się również z jego powszechną dostępnością (zwłaszcza w przypadku korzystania z popularnych serwisów internetowych jak np. Facebook czy też YouTube). Jeśli więc osoba, która rozpowszechnia informacje zawierające wizerunek innej osoby za pośrednictwem takiego medium (oświadczenia, obrazy, filmy), nie czyni żadnych starań by ograniczyć dostęp do upowszechnianych danych (np. poprzez zakreślenie kręgu osób, którym udziela uprawnień do przeglądania zamieszczanych treści), to nie może następnie wywodzić, że tylko niektórzy odbiorcy (np. lokalni mieszkańcy) mogli być zainteresowani prezentowaną treścią.
Ochrona wizerunku na gruncie RODO
Wizerunek chroniony jest nie tylko przez przepisy Prawa autorskiego. Podlega on bowiem ochronie również na gruncie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Należy pamiętać, że wizerunek jest daną osobową, czyli informacją o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. W związku z tym jego przetwarzanie (takie jak np. utrwalanie, publikacja, przechowywanie, rozpowszechnianie czy modyfikowanie) podlega przepisom Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej jako „RODO”). Wiąże się to przede wszystkim z koniecznością posiadania przez osobę wykorzystującą wizerunek odpowiedniej podstawy prawnej dla jej przetwarzania. Ponadto, na przetwarzającym ciąży szereg obowiązków wynikających z przepisów RODO, w tym w szczególności obowiązek informacyjny oraz obowiązki związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danych.
Autor: Milena Waszak, prawnik, dział obsługi inwestycji i zamówień publicznych
2. Dla wykonawców waloryzacja 2.0, dla projektantów i inżynierów 0.0
Redakcja | Data publikacji: 17-01-2024
Firmy z branży generalnego wykonawstwa jeszcze przed końcem minionego roku doczekały się drugiej waloryzacji kontraktów drogowych zawartych przed wybuchem wojny w Ukrainie. To dobra wiadomość, ale na jej tle jeszcze bardziej jaskrawy staje się fakt, że projektanci i inżynierowie do tej pory nie doczekali się żadnego aneksowania swoich umów. – Projektantów i inżynierów jak na razie ominęła zarówno waloryzacja 1.0, jak i 2.0. – mówi Anna Oleksiewicz, prezes Związku Ogólnopolskiego Projektantów i Inżynierów.
Pod koniec minionego roku sektor drogowy obiegła informacja, że firmy z branży generalnego wykonawstwa podpisały aneksy waloryzacyjne z Generalną Dyrekcją Dróg Krajowych i Autostrad, które zwiększały limity waloryzacji do 15% w ramach tzw. waloryzacji 2.0.
Tymczasem branża projektowa i nadzór póki co w staraniach o waloryzację odnotowały wynik zerowy. – W ramach tych kontraktów, zawartych przed wojną w Ukrainie nie został zawarty żaden aneks waloryzacyjny, a poziomy waloryzacji dla tych umów zostały już skonsumowane. Projektantów i inżynierów ominęła zarówno waloryzacja 1.0, jak i 2.0. – zwraca uwagę Anna Oleksiewicz.
Przedstawiciele środowiska, reprezentowani przez Związek Ogólnopolski Projektantów i Inżynierów (ZOPI) od dłuższego już czasu czynią starania o rozwiązanie tego problemu. Pod koniec minionego roku pojawiła się realna perspektywa zamknięcia, przynajmniej częściowo, kwestii waloryzacji, gdyż GDDKiA podczas spotkania branżowego przedstawiła harmonogram aneksowania kontraktów na projektowanie, który przewidywał, że proces podpisywania aneksów rozpocznie się w drugiej połowie stycznia 2024 r. Kolejno miały być procedowane aneksy dla umów na nadzór.
Decyzje te były pochodną uchwał Rady Ministrów zmieniających uchwałę w sprawie ustanowienia programu wieloletniego pod nazwą „Rządowy Program Budowy Dróg Krajowych do 2030 r. oraz uchwałę w sprawie ustanowienia programu wieloletniego pod nazwą „Programu Budowy 100 Obwodnic na lata 2020–2030”. Uchwała ta początkowo, w jej pierwotnym brzmieniu, w zasadzie blokowała możliwość waloryzacji wynagrodzenia projektanta i inżyniera, niemniej została zmieniona m.in. na skutek uwag do jej treści złożonych przez ZOPI. – GDDKiA ma zatem akceptację na wydatkowanie określonych w uchwale środków na waloryzację tych kontraktów – tłumaczy prezes ZOPI.
– Nie mamy informacji, aby zeszłoroczne plany GDDKiA dotyczące waloryzowania kontraktów na projektowanie i nadzór uległy zmianie, niemniej już dziś spodziewamy się, że harmonogram aneksów ulegnie przesunięciu. Niezależnie od zmiany sytuacji politycznej – z naszego punktu widzenia kluczowe jest, aby ten proces został rozpoczęty jak najszybciej. Nasze starania o waloryzację trwają już 2 lata i naszym zdaniem mają wymiar apolityczny – wskazuje Anna Oleksiewicz, Prezes ZOPI.
Nawet jeżeli planowane w końcu minionego roku działania w zakresie waloryzacji dla projektanta i inżyniera zostaną zrealizowane problem nie będzie rozwiązany całkowicie, gdyż zgodnie z treścią tych uchwał limity waloryzacyjne w umowach zostaną zmienione o 5%, a nie do 10% czy 15%. Oznacza to, że kontakty, które nie miały waloryzacji w ogóle będą ją miały na poziomie 5%, a te z waloryzacją 5% osiągną pułap 10%. – Kontrakty na roboty budowlane zostały zwaloryzowane z uwzględnieniem limitu do 15%, a zatem metodologia dla obu grup wykonawców jest różna. Naszym celem jest wyrównanie tej dysproporcji – dodaje Anna Oleksiewicz.
Dodatkowy problem związany jest z kontraktami, które były zawarte przed wojną i „nie doczekały się” waloryzacji, tj. zakończyły się w ciągu ostatniego roku, kiedy podejmowane były starania o waloryzację. Jak zwraca uwagę przedstawicielka branży, te umowy nie będą aneksowane przez GDDKiA, co jednak nie zmienia faktu, że wykonawcy ponieśli realne koszty związane z ich realizacją w większym wymiarze, a brak waloryzacji wynika tylko i wyłącznie długotrwałego procedowania rozwiązań w tym zakresie na poziomie właściwych organów Państwa. Zapowiada, że wykonawcy będą oczekiwali rozwiązania tej kwestii.
– Z całą pewnością będziemy starali się przekonać resort infrastruktury aby sprawy projektowania i nadzoru były objęte większą atencją nie tylko w zakresie sprawiedliwej waloryzacji kontaktów ale generalnie warunków realizacji tych usług. Wielokrotnie wskazywaliśmy, że ten obszar realizacji inwestycji – chociaż jego wartość kwotowa w skali inwestycji nie jest duża – ma bardzo istotne znaczenie dla przebiegu całego procesu inwestycyjnego. Liczymy na kontynuację rozpoczętego dialogu z zamawiającym drogowym. Mamy także nadzieję na partnerską współpracę z Ministerstwem Infrastruktury, której dotychczas nam brakowało – podsumowuje Anna Oleksiewicz.
3. Będzie ponowne badanie ofert na obwodnicę Szwecji
Elżbieta Pałys | Data publikacji: 18-01-2024
Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad jeszcze raz musi przeanalizować oferty na budowę obwodnicę Szwecji. Krajowa Izba Odwoławcza unieważniła pierwsze rozstrzygnięcie.
Ta obwodnica ma powstać w ciągu drogi krajowej nr 22. Będzie miała ok. 4 km długości. W październiku szczecińska GDDKiA otworzyła oferty w przetargu na budowę. Otrzymała 5 ofert, z czego dwie mieściły się w kosztorysie zamawiającego. Za najkorzystniejszą został uznana oferta złożona przez Budimex – była najtańsza, a jej wartość to 60,721 mln zł. W przetargu cena miała wagę 55 proc. Pozostałe kryteria to przedłużenie gwarancji na instalacje zasilające (10 proc.), na obiekty mostowe wraz z ich wyposażeniem (30 proc.) oraz zagospodarowanie na placu budowy pozyskanego destruktu asfaltowego – 5 proc.
fot. GDDKiA
Od rozstrzygnięcia odwołało się konsorcjum Kobylarni i Mirbudu (oferent z drugą ceną – 63,668 mln zł), a KIO uwzględniła odwołanie.
W wyroku wydanym 17 stycznia nakazała zamawiającemu unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu, odtajnienie i udostępnienie odwołującemu wyjaśnień treści oferty złożonej przez Budimex, a także dokonanie ponownego badania i oceny ofert. Na orzeczenie KIO przysługuje odwołanie do sądu, ale GDDKiA już unieważniła czynność wyboru oferty.
W ramach planowanej inwestycji na terenie powiatu wałeckiego w woj. zachodniopomorskim powstanie 4-kilometrowa droga klasy GP, która ominie miejscowość Szwecja od strony południowej.
Do wybudowania są m.in. most nad Piławą o długości 78 m i dwa wiadukty nad obwodnicą. Inwestycja będzie realizowana w ramach Programu budowy 100 obwodnic.
4. Jakość ważniejsza niż cena. Projektanci zadowoleni z przetargu na S7
Redakcja | Data publikacji: 19-01-2024
Wszystko wskazuje na to, że o wyborze projektanta wylotówki z Warszawy w stronę Gdańska zdecydują kryteria jakościowe. Cena w przetargu na to zadanie ma wagę jedynie 40 proc. Projektanci chwalą zasady przyjęte przez inwestora, tym bardziej że chodzi o wymagający projekt. Liczą, że nie będzie to odosobniony przypadek, a jakość będzie decydującym czynnikiem także w przetargach na nadzór.
Pod koniec minionego roku GDDKiA otworzyła oferty w przetargu na uzyskanie decyzji ZRID wraz z dokumentacją projektową i opracowaniami towarzyszącymi dla budowy drogi ekspresowej nr 7 na odcinku Kiełpin – Trasa Armii Krajowej w Warszawie.
Inwestycja ta, która ma stanowić wyjazd z Warszawy w kierunku Olsztyna, Elbląga i Gdańska to 13-kilometrowy odcinek drogi ekspresowej, przebiegający w nowym śladzie, łączący Trasę Armii Krajowej oraz Kiełpin. Zgodnie ze specyfikacją zamówienia na Bemowie i Bielanach powstaną tunele (więcej na temat inwestycji pisaliśmy TUTAJ.
Przetarg zasługuje na uwagę nie tylko dlatego, że realizacja tej inwestycji ma rozwiązać problem wielogodzinnych korków na północnym wlocie i wylocie z Warszawy. Przygotowując postępowanie przetargowe zamawiający zrezygnował z dotychczasowego schematu i zastosował inną wagę kryteriów oceny ofert. Cena w tym postępowaniu stanowi 40% punktacji, zaś głównym kryterium oceny ofert jest doświadczenie projektowe osób realizujących prace (50% punktów). Pod uwagę wzięta będzie również deklarowana metodyka realizacji prac (10% punktów). Istotne jest również to, że w ramach kluczowego kryterium doświadczenia personelu oczekiwania zamawiającego co do poszczególnych osób dedykowanych do realizacji projektu zostały postawione wysoko w porównaniu z dotychczasowymi przetargami na projektowanie. Środowisko projektowe ocenia tą zmianę pozytywnie.
– Zarówno w ramach przetargów na projektowanie jak i na nadzór od dawna postulujemy podniesienie poprzeczki dla oferentów i wprowadzenie takich kryteriów, które pozwolą na konkurowanie jakością, a nie tylko ceną. Sytuacja, w której usługa intelektualna wybierana jest tylko w oparciu o kryterium ceny, bo kryteria pozacenowe mają charakter iluzoryczny i są spełniane przez wszystkich oferentów zmniejsza szanse zamawiającego na uzyskanie jakościowej usługi – komentuje Anna Oleksiewicz, prezes Zarządu Związku Ogólnopolskiego Projektantów i Inżynierów (ZOPI).
Jak mówi, w przypadku, gdy wykonawcy faktycznie rywalizują tylko ceną wykonawca z wysoko wykwalifikowanym personelem, który z założenia jest wyżej opłacany nie jest w stanie konkurować z wykonawcą, który ma gorzej wykwalifikowanych i niżej opłacanych pracowników. W efekcie przetarg wygrywa wykonawca tańszy, posiadający niżej wykwalifikowany personel, co może wpłynąć na jakość produktu. Jak podkreślają przedstawiciele branży, w przypadku ukształtowania kryteriów w sposób w jaki uczynił to zamawiający w przetargu na S7 jest duża szansa na to, że wykonawcy będą konkurować personelem, zmierzając do uzyskania jak największej liczby punktów w tym kryterium i jednocześnie będą mieli szanse na zaoferowanie adekwatnej do jakości tego personelu ceny, bo w tym przypadku wyższa cena nie oznacza utraty zamówienia. – Na koniec dnia rozsądek zamawiającego w układaniu warunków przetargu prawdopodobnie przełoży się na jakość powstałej dokumentacji – mówi Anna Oleksiewicz.
– Przetarg jeszcze nie jest rozstrzygnięty, ale analiza złożonych ofert wskazuje, że żadna firma nie uzyska maksymalnej punktacji w kryterium doświadczenia personelu, to dobrze, bardzo dobrze – komentuje Marek Rytlewski przewodniczący Rady ZOPI. – Wykonawca, który zaoferuje zamawiającemu najlepszy personel, ma szasnę na uzyskanie zamówienia oferując jednocześnie wyższą, adekwatną do zaoferowanego personelu cenę. Zamawiający natomiast może liczyć na wyższą jakość. Taki stan jest pod każdym względem pożądany, zarówno dla projektanta, zamawiającego, jak i przyszłego wykonawcy inwestycji – dodaje Marek Rytlewski.
Zdaniem Anny Oleksiewicz, zamawiający w postępowaniu na S7 pokazał, że nie pozostaje obojętny na postulaty środowiska. Działanie inwestora jej zdaniem ocenia jako racjonale i rozsądne. – Mamy do czynienia z trudną inwestycją, postawienie na jakość jest zdecydowanie dobrym kierunkiem. Pozostaje tylko mieć nadzieję, że nie jest to odosobniony przypadek, uzasadniony właśnie charakterem inwestycji ale stały trend w przetargach na projektowanie drogowe. Czekamy na podobne rozwiązania i stosowanie realnych kryteriów oceny ofert również w przetargach na nadzór. Jako środowisko jesteśmy przekonani, że ten kierunek pozwoli na odejście od szalonej walki cenowej jaką od dłuższego czasu obserwujemy w tych postępowaniach – podsumowuje Anna Oleksiewicz.
W przetargu na to zadanie zamawiający otrzymał 8 ofert. Pisaliśmy na temat TUTAJ
Portal ZP
1. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych 2024
Katarzyna Bełdowska | Stan prawny na dzień: 17.01.2024
Do 1 marca każdego roku zamawiający mają obowiązek sporządzić roczne sprawozdanie o zamówieniach publicznych udzielonych w poprzednim roku. Z naszego opracowania dowiesz się, m.in. które wydatki należy uwzględnić w sprawozdaniu. Przeczytasz, jak przekazać sprawozdanie w związku z działaniem platformy e-Zamówienia. Zyskasz także pewność, czy właściwie wypełniasz obowiązek sprawozdawczy w odniesieniu do zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur Pzp np. zleconych na potrzeby pomocy obywatelom Ukrainy.
W TYM ARTYKULE
– Obowiązek złożenia sprawozdania prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych nie dotyczy podmiotów, które nie są zamawiającymi w świetle Pzp. Nie publikują one sprawozdania, nawet gdy dobrowolnie korzystają z procedur ustawy Pzp, by zawrzeć umowy.
– Sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych nie musi składać pełnomocnik zamawiającego, który przeprowadził postępowanie w imieniu i na rzecz zamawiającego, który to ostatecznie zawarł umowę w sprawie zamówienia.
– Wyodrębniona w strukturze zamawiającego jednostka ma obowiązek złożyć odrębne sprawozdanie, tylko wówczas, gdy ma status zamawiającego w świetle ustawy Pzp.
– Zamawiający nie informuje w sprawozdaniu o takich wydatkach jak opłaty i wpisy sądowe, opłaty administracyjne, mandaty, opłaty abonamentowe RTV, koszt noclegu pracownika w delegacji służbowej, o ile samodzielnie opłacił nocleg tj. zawarł we własnym imieniu umowę z hotelem, rekompensaty wypłacane spółkom kapitałowym w związku z powierzeniem realizacji części zadań publicznych.
– Zamawiający przekazuje w sprawozdaniu informacje o udzielonych zamówieniach, nawet jeżeli źródłem ich finansowania nie były środki publiczne.
– Jeżeli postępowanie przeprowadzono i zakończono wyborem oferty w 2023 roku, natomiast umowę podpisano w 2024 roku, zamówienie znajdzie się w sprawozdaniu składanym w 2025 roku.
– Zamawiający nie uwzględnia w sprawozdaniu tzw. zamówień covidowych, do których nie stosował Pzp zgodnie ze specustawą covidową oraz zamówień udzielonych w celu pomocy obywatelom Ukrainy, do których nie stosował ustawy Pzp na podstawie specustawy ukraińskiej.
– Jeżeli zamawiający udzielał zamówień długoterminowych i zawarł umowę na okres powyżej 12 miesięcy – wykazuje ją jednorazowo w sprawozdaniu za rok, w którym ją zawarto, podając jej wartość za cały okres obowiązywania.
– Sprawozdanie za 2023 rok zamawiający przekazuje prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca 2024 r.
Termin przekazania rocznego sprawozdania
Zgodnie z art. 82 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający sporządza sprawozdanie roczne o udzielonych zamówieniach i przekazuje prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.
Jak złożyć roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach – sposób przekazania danych
Aktualnie do przygotowania sprawozdania o udzielonych zamówieniach stosuje się przepisy rozporządzenia z 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania.
Dokument trzeba przekazać, używając formularza, który udostępniono na stronie: https://ezamowienia.gov.pl/. Formularz przesyła się do urzędu drogą elektroniczną i nie zawiera on podpisu zamawiającego.
Gdy zamawiający poprawnie przekaże sprawozdanie, system przesyła potwierdzenie na adres e-mail z wniosku rejestracyjnego. Zmienia także status sprawozdania na „Przekazane aktualne”. Dowodem złożenia sprawozdania będzie samo sprawozdanie, które system opatrzył numerem referencyjnym oraz datą przekazania. Sprawozdania nie wolno przekazywać w innych formach niż elektroniczna.
Aby przekazać roczne sprawozdanie, należy posiadać konto zamawiającego na Platformie e-Zamówienia.
Informacje na temat zasad rejestracji i zakładania kont na Platformie znajdują się pod linkiem: https://ezamowienia.gov.pl/pl/komponent-edukacyjny/. Szczegóły związane z korzystaniem z tej funkcjonalności platformy omawiamy w artykule: Platforma e-Zamówienia – instrukcja użytkowania funkcjonalności dla zamawiających i wykonawców
Kto musi składać roczne sprawozdanie o zamówieniach?
Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach dotyczy każdego zamawiającego, który udzielił zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. Chodzi o podmioty, które zawarły odpłatną umowę z wykonawcą, której przedmiotem był zakup robót budowlanych, dostaw lub usług. Nie ma przy tym znaczenia sposób dokonania wydatku, źródło jego finansowania i jego wartość.
Tym samym, sprawozdanie zawiera informację m.in. o umowach:
– grupowego ubezpieczenia finansowanych ze składek pracowników,
– zakupu bonów towarowych, karnetów sportowych itp. finansowanych ze środków ZFŚS,
– dostawy artykułów spożywczych czy usług cateringowych, zawieranych przez placówki oświatowe i finansowanych przez rodziców uczniów.
WAŻNE!
Sprawozdania nie przygotowują podmioty, które nie są zamawiającymi w świetle definicji ustawowej. Nie publikują one sprawozdania, nawet gdy dobrowolnie korzystają z procedur ustawy Pzp, aby zawrzeć odpłatną umowę cywilnoprawną.
Nie dotyczy to także tych podmiotów, które co prawda należą do jednej z ustawowych kategorii zamawiających, jednak w roku objętym sprawozdaniem nie udzieliły żadnego zamówienia.
Obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach rocznego sprawozdania ma podmiot, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. w swoim imieniu zawarł z wykonawcą umowę. Nie ma przy tym znaczenia, kto przeprowadził postępowanie na rzecz zamawiającego.
Obowiązkiem sprawozdawczym nie będzie obciążony pełnomocnik zamawiającego, który przeprowadził postępowanie w imieniu i na rzecz zamawiającego, który finalnie zawarł umowę w sprawie zamówienia. Informację o takim zamówieniu przekaże w rocznym sprawozdaniu jedynie podmiot, w imieniu którego udzielono zamówienia.
Obowiązku złożenia sprawozdania nie zmieniają okoliczności:
– że upoważnienie do zaciągania zobowiązań pochodzi od podmiotu prawa, w ramach którego działa jednostka organizacyjna będąca zamawiającym,
– gdy powierzono pomocnicze działania zakupowe własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej (art. 37 ust. 2 ustawy Pzp).
W przypadku likwidacji zamawiającego, obowiązek sprawozdawczy spoczywa na podmiocie, który stał się następcą prawnym zlikwidowanego zamawiającego.
W przypadku likwidacji gminnej jednostki budżetowej, obowiązek sprawozdawczy ciąży na urzędzie gminy. Jest to bowiem podmiot, który w takich okolicznościach przejmuje zobowiązania zlikwidowanej jednostki budżetowej. Informacje o tych zamówieniach urząd gminy powinien przekazać łącznie z informacjami o zamówieniach udzielonych przez obsługiwaną przez niego jednostkę samorządu terytorialnego. Robi to zatem zbiorczo w jednym sprawozdaniu.
Dane zamawiającego w rocznym sprawozdaniu – na co uważać?
Informacje o swojej tożsamości zamawiający podaje w części 1 formularza sprawozdania. Na co w tym miejscu warto zwrócić uwagę? Może się okazać, że zamawiający jest podmiotem, który stosuje ustawę Pzp na podstawie kilku podstaw prawnych. Tym samym sporządzając sprawozdanie, powinien podać informacje właściwe dla więcej niż jednej kategorii zamawiających.
W związku z tym, że zamawiający wypełnia sprawozdanie za pomocą formularza elektronicznego, kluczowe jest, by właściwie oznaczyć swój rodzaj/rodzaje, w świetle art. 4, art. 5 ust. 1 i art. 6 ustawy Pzp.
Pozostałe dane określające tożsamość zamawiającego to:
– nazwa,
– informacje o oddziale zamawiającego,
– adres siedziby,
– krajowy numer identyfikacyjny (w przypadku polskich zamawiających REGON lub NIP),
– adres strony WWW zamawiającego, adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu,
– w przypadku zamawiających sektorowych – rodzaj działalności sektorowej.
Zamawiający musi obecnie wskazać także informacje o oddziale zamawiającego.
Warto w tym miejscu zauważyć, że wyodrębniona w strukturze jednostka ma obowiązek złożyć odrębne sprawozdanie, tylko wówczas, gdy ma status zamawiającego w świetle Pzp.
Szkoła lub przedszkole działają w obrocie prawnym w ramach osobowości prawnej gminy. Mają one obowiązek złożyć swoje sprawozdanie, gdyż są odrębnym zamawiającym. W pozostałych przypadkach, sprawozdanie składa jednostka macierzysta.
WAŻNE!
Mając to na uwadze oraz automatyzm zaciągania informacji o oddziale zamawiającego do sprawozdania, w mojej ocenie, treść rozporządzenia dostosowuje się w pewien sposób do potrzeb platformy e-Zamówienia. Nie kreuje zaś obowiązku składania sprawozdania przez oddziały, które nie są odrębnym zamawiającym.
Co ująć w rocznym sprawozdaniu z zamówień publicznych – zakres niezbędnych informacji
Zakres informacji, które zamawiający jest zobowiązany ująć w sprawozdaniu, określa rozporządzenie z 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania (zwane dalej: „rozporządzeniem”).
Załącznik do rozporządzenia ustala wzór rocznego sprawozdania. Wzór obejmuje dziewięć tabel, które określają zakres informacji w następującym podziale:
| Numer tabeli | Rodzaj zamówienia | Zakres informacji |
| Tabela II | Zamówienia publiczne tzw. klasyczne o wartości co najmniej 130.000 euro, i mniejszej od progów unijnych. Będą to wszystkie zamówienia klasyczne z wyłączeniem zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi |
|
| Tabela III | Zamówienia o wartości równej progom unijnym lub wyższej.
Zamawiający musi wskazać, m.in. czy wykonawca, któremu udzielił zamówienia, należy do sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw oraz liczbę ofert od wykonawców z tego sektora. Uwaga! Wymóg tych informacji nie wynika z regulacji ustawy Pzp. Zamawiający nie ma zatem narzędzi, by egzekwować te dane od oferentów. |
Wykaz postępowań, w których udzielono zamówienia. Trzeba tutaj podać:
1) numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Dz.Urz. UE; 2) rodzaj zamówienia; 3) przedmiot zamówienia tj. główny kod CPV; 4) tryb udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej; 5) kraj, z jakiego pochodzi wykonawca lub wykonawcy (trzeba podać dwuliterowy kod państwa, zgodnie z normą PN-EN ISO 3166-1:2008P); 6) liczbę części, w których udzielono zamówienia (dotyczy zamówień, w których w ramach jednego postępowania dopuszczono składanie ofert częściowych); 7) wartość zawartych umów bez VAT; 8) liczbę złożonych ofert; 9) liczbę odrzuconych ofert; 10) liczbę ofert, które złożyli mikro, mali i średni przedsiębiorcy; Określając liczbę ofert w pkt 8–10, należy wziąć pod uwagę również oferty ostateczne, dodatkowe i wariantowe. Nie należy natomiast podawać ofert, które złożono po terminie ich składania. Jeśli dopuszczono oferty częściowe, to podaje się sumę wszystkich ofert w częściach, w których udzielono zamówienia. 11) czy zamówienie pozyskał wykonawca z sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Jeżeli w skład konsorcjum wybranych wykonawców wchodzi obok wykonawców o statusie „duże” przedsiębiorstwo, choćby jeden wykonawca z sektora MŚP, wówczas, w kolumnie „Zamówienie udzielone wykonawcy z sektora mikro-, małych i średnich przedsiębiorców” należy wpisać „TAK” Wszystkie informacje podaje się w podziale na zamówienia klasyczne, sektorowe oraz w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. |
| Tabela IV | Postępowania o udzielenie zamówienia, w których:
|
Wykaz wszystkich wszczętych postępowań wraz z:
1) numerem ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo w Dz.Urz. UE, 2) rodzajem zamówienia, 3) przedmiotem zamówienia (główny kod CPV), 4) trybem udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej, 5) liczbą przypadków konfliktu interesów, o którym mowa w art. 56 ust. 2 ustawy Pzp w tym skutkujących wykluczeniem na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, 6) porozumieniami, które miały na celu zakłócić konkurencję, w tym: – liczba wykrytych porozumień oraz – liczba wykonawców, których oferty odrzucono z tego powodu. Wszystkie informacje podawane są w podziale na zamówienia klasyczne, sektorowe oraz w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. |
| Tabela V | Zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi niezależnie od ich wartości.
Uwaga! W tabeli zamieszcza się informacje tylko o tych zamówieniach na usługi społeczne, których wartość równa się co najmniej 130.000 zł. Pozostałe zamówienia, których przedmiotem są usługi społeczne, należy ująć w tabeli IX. |
Wykaz postępowań, w których udzielono zamówieniaz określeniem:
1) numeru ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo w Dz.Urz. UE, 2) opisu usługi, 3) przedmiotu zamówienia (głównego kodu CPV), 4) trybu udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej, 5) zamówienia udzielonego jako zastrzeżone na usługi zdrowotne, społeczne oraz kulturalne, o którym mowa w art. 361 ust. 1 lub art. 392 ust. 3 ustawy Pzp, 6) wartości zawartej umowy bez VAT, 7) liczby części, w których udzielono zamówienia (dotyczy zamówień, w których w ramach jednego postępowania dopuszczono oferty częściowe), 8) liczby złożonych ofert, 9) liczby ofert od mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Wszystkie informacje podawane są w podziale na zamówienia klasyczne oraz sektorowe. |
| Tabela VI | Zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy Pzp uwzględniające aspekty społeczne tj.:
Z samego faktu udzielania zamówień na usługi społeczne nie można wywieść wniosku, że w zamówieniu tym uwzględniono aspekty społeczne. W przypadku zatem zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, w których zamawiający nie uwzględnili aspektów społecznych, wypełniają wyłącznie sekcję V. Nie ma tutaj konieczności wypełniania przedmiotowej sekcji. Z drugiej strony, jeśli zamówienie na usługi społeczne i inne szczególne usługi zawiera aspekty społeczne, zamawiający wykaże je w obu sekcjach: V i VI. |
Wykaz postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia z określeniem:
1) numeru ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo w Dz.Urz. UE, 2) rodzaju zamówienia, 3) przedmiotu zamówienia – głównego kodu CPV, 4) trybu udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej, 5) wartości zawartej umowy bez VAT, 6) liczby części, w których udzielono zamówienia, jeżeli w ramach jednego postępowania zamawiający dopuścił oferty częściowe, 7) liczby złożonych ofert, 8) czy zamówienia udzielono jako zastrzeżonego, o którym mowa w art. 94 ust. 1 ustawy, 9) czy w opisie przedmiotu zamówienia określono wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, o których mowa w art. 100 ust. 1 ustawy Pzp, 10) czy w kryteriach oceny ofert określono aspekty społeczne, o których mowa w art. 242 ust. 2 ustawy Pzp, w tym integrację zawodową i społeczną osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy Pzp, 11) czy w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia określono wymagania związane z realizacją zamówienia, w tym: wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, o których mowa w art. 95 ust. 1 ustawy Pzp – w przypadku zamówień na usługi lub roboty budowlane, wymagania obejmujące aspekty społeczne związane z zatrudnieniem, o których mowa w art. 96 ust. 1 ustawy Pzp, 12) czy określono etykietę związaną z aspektami społecznymi albo inny przedmiotowy środek dowodowy, o których mowa w art. 104 ustawy Pzp, 13) rodzaju podmiotu, któremu udzielono zamówienia. Uwaga! Rodzaj podmiotu, którem udzielono zamówienia należy wskazać w przypadku zamówienia udzielonego jako zastrzeżone, o którym mowa w art. 94 ust. 1 ustawy Pzp. Należy wskazać właściwego wykonawcę: spółdzielnia socjalna/zakład pracy chronionej/inny wykonawca (w rozumieniu innego wykonawcy, którego głównym celem lub głównym celem działalności jego wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie, jest społeczna i zawodowa integracja osób społecznie marginalizowanych zgodnie z art. 94 ust. 1 ustawy Pzp. Wszystkie informacje podawane są w podziale na zamówienia klasyczne, sektorowe oraz w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. |
| Tabela VII | Zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy Pzp uwzględniające aspekty środowiskowe lub innowacyjne, tj. w których zamawiający:
– w tym efektywność energetyczną przedmiotu zamówienia, o których mowa w art. 242 ust. 2 ustawy Pzp, – stosując kryterium kosztu z wykorzystaniem rachunku kosztów cyklu życia, o którym mowa w art. 245 ust. 1 ustawy Pzp,
|
Wykaz postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia z określeniem:
1) numeru ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo w Dz.Urz. UE, 2) rodzaju zamówienia, 3) przedmiotu zamówienia – głównego kodu CPV, 4) trybu udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej, 5) wartości zawartej umowy bez VAT, 6) czy w opisie przedmiotu zamówienia określono wymagania środowiskowe zgodnie z art. 101 ustawy Pzp, 7) czy, w odniesieniu do zdolności technicznej lub zawodowej wykonawców, określono wymóg spełniania wymagań odpowiednich systemów lub norm zarządzania środowiskowego zgodnie z art. 116 ust. 1 ustawy Pzp, 8) czy w kryteriach oceny ofert określono aspekty środowiskowe, w tym efektywność energetyczną przedmiotu zamówienia, o których mowa w art. 242 ust. 2 ustawy Pzp, 9) czy w kryteriach oceny ofert określono aspekty środowiskowe przez zastosowanie kryterium kosztu z wykorzystaniem rachunku kosztów cyklu życia, o którym mowa w art. 245 ust. 1 ustawy Pzp, 10) czy w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia określono wymagania związane z realizacją zamówienia obejmujące aspekty środowiskowe, o których mowa w art. 96 ust. 1 ustawy Pzp, 11) czy określono etykietę związaną z aspektami środowiskowymi albo inny przedmiotowy środek dowodowy, o których mowa w art. 104 ustawy Pzp, 12) czy w kryteriach oceny ofert określono aspekty innowacyjne, o których mowa w art. 242 ust. 2 ustawy Pzp, 13) czy w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia określono wymagania związane z realizacją zamówienia obejmujące aspekty związane z innowacyjnością, o których mowa w art. 96 ust. 1 ustawy Pzp. |
| Tabela VIII | Zamówienia udzielane z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp.
Uwaga! 1. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż 130.000 zł, zamówienie to powinno zostać wykazane w tabeli IX. 2. Zamawiający nie uwzględnia zamówień zwolnionych od ustawy Pzp na innych podstawach niż te wymienione w rozporządzeniu. W związku z tym zamawiający nie mają obowiązku uwzględniać w sprawozdaniu m.in. informacji o umowach z zakresu prawa pracy, zwolnionych od ustawy Pzp na podstawie jej art. 11 ust. 2 pkt 1. |
Zamawiający wskazuje liczbę i łączną wartość udzielonych zamówień bez VAT, których udzielił z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy, o ile ich wartość jest co najmniej równa 130.000 zł.
Podstawy wyłączenia obowiązku stosowania ustawy Pzp:
|
| Tabela IX | Zamówienia klasyczne, których wartość jest mniejsza niż 130.000 zł oraz zamówienia sektorowe i w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa o wartości mniejszej niż progi unijne. | Zamawiający wskazuje łączną wartość udzielonych zamówień bez VAT, z podziałem na:
1) zamówienia klasyczne, których wartość jest mniejsza niż 130.000 zł, 2) zamówienia sektorowe, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, udzielone na roboty budowlane, 3) zamówienia sektorowe, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, udzielone na dostawy, 4) zamówienia sektorowe, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, udzielone na usługi, 5) zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, udzielone na roboty budowlane, 6) zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość zamówienia jest mniejsza od progów unijnych, udzielone na dostawy, 7) zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość zamówienia jest mniejsza od progów unijnych, udzielone na usługi. |
Wypełniając poszczególne tabele składające się na całość sprawozdania, zamawiający powinien pamiętać, że zamówienia z danej sekcji mogą znaleźć się także w innych sekcjach.
Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, należy kierować się definicją zamówienia publicznego z art. 7 pkt 32 ustawy Pzp. Pod tym pojęciem rozumiemy odpłatną umowę między zamawiającym i wykonawcą, której przedmiotem było nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.
WAŻNE!
Zamawiający zamieszcza w sprawozdaniu informacje wyłącznie o zamówieniach na podstawie ustawy Pzp. Nie uwzględnia tym samym rygorów/procedur, które zastosował, choć nie był do tego zobowiązany. Jeżeli zatem zamówienia o wartości poniżej 130.000 zł udzielił w procedurach ustawowych, to zamieszcza o nim informację w tabeli IX sprawozdania.
Oto przykłady wydatków, które nie odpowiadają definicji zamówienia publicznego z art. 7 pkt 32 ustawy Pzp. Tym samym nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o zamówieniach:
– opłaty i wpisy sądowe,
– opłaty administracyjne,
– mandaty,
– opłaty abonamentowe RTV,
– koszt noclegu pracownika w delegacji służbowej, o ile samodzielnie opłacił nocleg tj. zawarł we własnym imieniu umowę z hotelem,
– rekompensaty wypłacane spółkom kapitałowym w związku z powierzeniem realizacji części zadań publicznych,
– wydatkowanie środków funduszu socjalnego np. w ramach wypłat świątecznych dla pracowników, pożyczek remontowych dla pracowników itp.,
– opłaty parkingowe, w przypadku uiszczenia przez zamawiającego opłat za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania (opłata/danina publiczna) – inaczej korzystanie z płatnego parkingu,
– opłaty za przejazd autostradą, w przypadku gdy podmiotem uprawnionym do pobierania opłat jest Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad.
– dotacje.
Wzór rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach
Wzór sprawozdania określają przepisy rozporządzenia ministra rozwoju i technologii z 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania (Dz.U. poz. 2463).
Sprawdź, jaki okres objęto obowiązkiem sprawozdawczym
W rocznym sprawozdaniu o zamówieniach zamieszcza się informacje o zamówieniach, których udzielono w roku poprzedzającym złożenie sprawozdania. Będą to zatem wyłącznie informacje o postępowaniach, w których w roku objętym sprawozdaniem, podpisano umowę lub umowę ramowej.
Jeżeli:
– postępowanie przeprowadzono i zakończono wyborem oferty w 2023 roku, natomiast umowę podpisano w 2024 roku, zamówienie znajdzie się w sprawozdaniu składanym w 2025 roku,
– umowę zawarto na okres powyżej 12 miesięcy – zamawiający wykazuje ją jednorazowo w sprawozdaniu za rok, w którym ją zawarto, podając jej wartość za cały okres obowiązywania,
– umowę ramową podpisano w 2022 roku, natomiast umowy realizacyjne były zawierane w 2023 roku – w tegorocznym sprawozdaniu (za 2023 rok) nie zamieszcza się informacji o umowach realizacyjnych.
Forma umowy a obowiązek sprawozdawczy
Zawsze wówczas gdy dochodzi do zawarcia kontraktu o cechach wskazanych w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, zostaje zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego. Te spośród nich, które nie wymagają stosowania ustawy Pzp, nie muszą spełniać ustawowych wymogów odnośnie formy. Umowa to zatem nie tylko dokument opatrzony taką nazwą w nagłówku, ale także pisemne zlecenie czy umowa ustna.
WAŻNE!
W doktrynie i orzecznictwie nie jest kwestionowany pogląd o możliwości zawarcia zwolnionej ze stosowania ustawy Pzp umowy w formie ustnej. W efekcie jej zawarcia wykonawca realizuje umówione świadczenie i wystawia rachunek lub fakturę. W przypadku zawierania tego rodzaju umów, w celu ustalenia właściwego dla nich okresu sprawozdawczego, należy prawidłowo określić moment zawarcia umowy.
Określając chwilę zawarcia umowy w formie ustnej, należy mieć w szczególności na uwadze przepisy art. 70 § 1 i art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z ich brzmieniem:
– w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane – w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy (art. 70 § 1 kc),
– oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1 kc).
Momentu zawarcia umowy w formie ustnej nie można utożsamiać ani z chwilą wystawienia faktury VAT, ani z chwilą dokonania zapłaty za świadczenie. Istotny jest natomiast moment otrzymania przez wykonawcę składającego ofertę oświadczenia zamawiającego o jej przyjęciu lub chwila przystąpienia przez wykonawcę do wykonania umowy.
Jaką wartość zamówienia uwzględnić w rocznym sprawozdaniu?
Kwoty wartości umów, jakie zamawiający przyjmuje, aby wypełnić roczne sprawozdanie o zamówieniach, nie zawierają VAT (są to wartości netto) i odnoszą się do wynagrodzenia wykonawcy z umowy. Zmiana pierwotnie ustalonego wynagrodzenia nie ma wpływu na wartość podawaną w sprawozdaniu.
Zamawiający przyjmuje wartość umowy bez VAT, nawet wówczas gdy:
– umowy nie wykonano jeszcze w całości,
– nie wydatkował całej kwoty, na jaką zawarł umowę,
– umowę rozwiązano, wygasła i nie została w całości skonsumowana,
– wartość umowy zwiększono w trybie art. 454 lub art. 455 ust. 1 i 2 ustawy Pzp.
Poniżej dodatkowo 4 kwestie, o których warto pamiętać, wskazując wartość umowy w sprawozdaniu:
1. Gdy umowę zawarto na czas nieoznaczony, za jej wartość należy przyjąć tę ustaloną na 48 miesięcy wykonywania zamówienia.
2. Jeżeli wynagrodzenie wykonawcy określono w obcej walucie, wartość zamówienia określa się według kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w dniu zawarcia umowy.
3. W przypadku umów ramowych należy podać wartość umowy ramowej bez kwot zamówień udzielonych na jej podstawie (tj. szacunkową wartość umowy ramowej). Innymi słowy, zamawiający nie uwzględnia w sprawozdaniu wartości umów realizacyjnych.
4. Jeżeli w umowie określono tylko ceny jednostkowe, to za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług oraz cen jednostkowych określonych w umowie.
Aneks do umowy a nowe zamówienie publiczne w sprawozdaniu o zamówieniach
Wedle ogólnej zasady, podpisanie aneksu nie powoduje pojawienia się po stronie zamawiającego obowiązku sprawozdawczego. Niemniej, może się zdarzyć, że podpisanie aneksu będzie poczytywane jako udzielenie nowego zamówienia publicznego. Tak będzie na przykład w przypadku przedłużenia aneksem okresu obowiązywania najmu po zakończeniu obowiązywania dotychczasowej umowy. W takiej sytuacji, informacje o przedmiocie aneksu powinny zostać zamieszczone w odpowiedniej do jego wartości sekcji formularza sprawozdania.
Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych przy zakupach częściowych
Jeżeli zamawiający dopuścił w postępowaniu oferty częściowe i zawarł więcej niż jedną umowę, to wszystkie te umowy należy traktować jako jedno zamówienie. Jego wartość stanowi, co do zasady, suma cen netto z zawartych umów częściowych. Wyjątek stanowi okoliczność zawarcia umów „częściowych” procedowanych w ramach jednego postępowania, w różnych latach sprawozdawczych. W takim przypadku, w sprawozdaniu na dany rok, należy ująć tylko te umowy, które zostały zawarte w roku, za który składane jest sprawozdanie. W następnym roku należy ponownie wykazać w sprawozdaniu to samo postępowanie z podaniem jednak wyłącznie łącznej wartości umów częściowych zawartych w tym „następnym” roku.
Jeżeli natomiast części zamówienia zlecano w osobnych postępowaniach, informację o każdej z umów w ramach jednego zamówienia należy podać w odrębnym wierszu odpowiedniej tabeli/sekcji. O wyborze sekcji decyduje szacunkowa wartość zamówienia, którą zamawiający określił, by przeprowadzić postępowanie na zamówienie uwzględniające wartości wszystkich części.
Jeżeli zamówienia z podziałem na części udzielało kilku zamawiających, którzy wspólnie przeprowadzili postępowanie, wówczas każdy z nich informuje o części zamówienia, na którą podpisał umowę. Trzeba przy tym pamiętać, że wartością każdej z części jest wartość całego zamówienia. Tym samym powinny zostać wypełnione tabele właściwe dla pełnej wartości zamówienia.
Czy zamówienia zlecone na podstawie art. 12 ust. 6 specustawy ukraińskiej uwzględnić w rocznym sprawozdaniu?
Obowiązek sprawozdawczy, który odnosi się do umów zawieranych z wyłączeniem procedur ustawy Pzp dotyczy tylko przypadków wyszczególnionych w sekcji VIII sprawozdania. Sekcja ta nie obejmuje przypadków udzielania zamówień z wyłączeniem ustawy Pzp, które przewidziano w innych ustawach.
Nie odnosi się zatem do art. 12 ust. 6 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. poz. 583).
Co do zasady zatem, zamawiający nie uwzględnia w treści rocznego informacji o zamówieniach udzielonych na podstawie ww. zwolnienia. Warto jednak zasygnalizować, że obowiązek sprawozdawczy będzie istniał wówczas, gdy udzielając takiego zamówienia, zamawiający nie stosował przepisów ustawy Pzp ze względu na jego wartość (art. 2 ust. 1 ustawy Pzp).
Zamówienia o wartości poniżej 130.000 zł należy ująć w tabeli IX sprawozdania.
Do innych zamówień o wartości co najmniej 130.000 zł, których nie dotyczy obowiązek sprawozdawczy, należy zaliczyć te udzielane na podstawie:
– art. 68 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze. zm.),
– art. 26 ust. 5 ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 711 ze zm.), czy
– art. 138 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 1285 ze zm.).
Weryfikacja pod kątem zastosowania przesłanek wyłączenia stosowania przepisów ustawy Pzp, zredagowanych w art. 9–14 oraz w aktach odrębnych, będzie odbywała się tylko wówczas jeżeli zostanie przekroczony próg bagatelności określony w art. 2 ust. 1. Powyższe oznacza, że:
1) w pierwszej kolejności zamawiający weryfikuje wartość zamówienia pod kątem przekroczenia progu bagatelności,
2) w drugiej zaś, sprawdza, czy do zamówienia do którego stosuje się przepisy ustawy Pzp z uwagi na jego wartość, ma zastosowanie jedna ze szczególnych – podmiotowych lub przedmiotowych przesłanek wyłączenia.
Pomoc prawna UZP i Portalu ZP
Jeżeli zamawiający ma wątpliwości merytoryczne odnośnie do prawidłowego wypełnienia rocznego sprawozdania o zamówieniach, występują problemy techniczne podczas wpisywania danych w sprawozdaniu lub ma problemy z pracą na platformie e-Zamówienia, może to zgłosić w następujący sposób do Urzędu Zamówień Publicznych:
Sprawy merytoryczne (informacja prawna)
Dni powszednie, godz. 9:00 – 14:00
tel. (22) 458 77 22
Problemy z logowaniem i pracą na platformie e-Zamówienia
dni powszednie, godz. 8:00–16:00
Centrum pomocy https://ezamowienia.gov.pl/pl/komponent-edukacyjny/
tel. (22) 458 77 99
Pytania merytoryczne związane z wypełnianiem sprawozdania z udzielonych zamówień rozstrzygną także eksperci Portalu ZP. Polecam kontakt przez poradnię portalu po zalogowaniu się jako nasz Czytelnik. Na przesłane zapytania odpowiadamy w czasie do 48h.
PODSTAWA PRAWNA
– art. 7 pkt 32, art. 82 ust. 1 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.),
rozporządzenie ministra rozwoju i technologii z 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania (Dz.U. poz. 2463).
2. Platforma e-Zamówienia – instrukcja użytkowania funkcjonalności dla zamawiających i wykonawców
Katarzyna Bełdowska | Stan prawny na dzień: 10.01.2024
Platforma e-Zamówienia to kompleksowy system do przeprowadzenia elektronicznych zamówień publicznych. Zamawiający za jej pomocą dokonuje wszelkich czynności formalnych w postępowaniu, jakich wymagają od niego przepisy ustawy Pzp. Mowa chociażby o publikacji planu postępowań oraz ogłoszeń, odbieraniu i otwieraniu ofert, komunikacji z wykonawcami w toku postępowania, jak i przesyłaniu informacji do prezesa UZP. Wykonawcy z kolei za pośrednictwem platformy przekazują zapytania do treści dokumentu zamówienia, składają oferty oraz inne wymagane w toku postępowania dokumenty. Skorzystaj z praktycznych instrukcji, jak dokonać tych czynności na platformie e-Zamówienia. Polecam Twojej uwadze także pierwszą część artykułu dotyczącą platformy: „Platforma e-Zamówienia – wskazówki dotyczące rejestracji” (LINK).
W TYM ARTYKULE
– Platforma e-Zamówienia Urzędu Zamówień Publicznych to ogólnodostępne bezpłatne narzędzie dla zamawiających jak i wykonawców, które umożliwia pełne przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, począwszy od składania ofert i wniosków, poprzez ich ocenę i wybór wykonawcy.
– Nawet jeśli zamawiający nie zdecyduje się korzystać z tego rozwiązania systemowego (bo np. wykupił dostęp do platformy komercyjnej), zawsze ma obowiązek zarejestrować postępowanie, które prowadzi w zgodzie z Pzp. Umożliwi mu to to przesłanie ogłoszeń do BZP (a w przyszłości także do Dz.Urz. UE) oraz poinformowanie prezesa UZP o otrzymanych w procedurze ofertach i wnioskach.
– Celem korzystania z platformy e-Zamówienia należy zarejestrować konto podmiotu zamawiającego bądź wykonawcy. Proces rejestracji opisaliśmy szczegółowo w artykule: Platforma e-Zamówienia – wskazówki dotyczące rejestracji. Dodatkowo należy pamiętać, że użytkownikom przypisane są różne uprawnienia. Jest to szczególnie widoczne w przypadku publikacji ogłoszeń, gdzie istnieją aż 3 role, które można przydzielić podmiotom np. uprawnienia do zatwierdzania ogłoszeń, do publikacji ogłoszeń oraz ich zmiany i aktualizacji.
– Platforma e-Zamówienia umożliwia publikację obowiązkowego dla części zamawiających planu postepowań z art. 23 ustawy Pzp oraz jego aktualizację.
– Ogłoszenia unijne publikowane w Dz.Urz. UE należy obecnie publikować poprzez ENotices 2. Wynika to z faktu, że platforma e-Zamówienia nie została dostosowana do nowych formularzy ogłoszeń, które obowiązują od 25 października 2023 r.
– Jeżeli zamawiający udostępnił na platformie interaktywny formularz oferty, wykonawca może go wypełnić na platformie. Po zatwierdzeniu wypełnionych plików system automatycznie szyfruje, pakuje i składa je na platformie. Można wtedy pobrać tzw. Elektroniczne Potwierdzenie Przyjęcia (EPP) i Elektroniczne Potwierdzenie Otrzymania (EPO).
– Rekomendowanym podpisem wypełnionego formularza oferty jest podpis wewnętrzny. Załączniki do oferty można podpisać podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym.
Poniżej krótka instrukcja, jak na platformie e-Zamówienia:
– opublikować i zaktualizować plan postępowań,
– dokonać publikacji ogłoszenia w Biuletynie ZP,
– przesłać informacje do prezesa UZP o złożonych ofertach.
Platforma e-Zamówienia: instrukcja publikacji planu postępowań wg Pzp
W pierwszej kolejności zamawiający publikują plan postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, które zamierzają przeprowadzić w danym roku finansowym. Warto przypomnieć, że obowiązkiem planowania postępowań objęci są zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, oraz ich związki. Czynności tej trzeba dokonać w terminie maksymalnie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ.
By opublikować plan, a także do korzystać z innych funkcjonalności zarezerwowanych dla zamawiającego, trzeba posiadać aktywne konto oraz stosowne uprawnienia do rejestracji i publikacji planów.
Publikacja planu krok po kroku
Aby opublikować plan, należy wejść w kafelek „Moje plany”, a następnie kliknąć przycisk „Dodaj plan”. Należy wypełnić pole dotyczące roku, za jaki jest publikowany plan, następnie należy kliknąć przycisk „Utwórz”. Do tak utworzonego planu można już kolejno dodawać pozycje planu. Po dodaniu wszystkich pozycji należy kliknąć przycisk „Opublikuj”.
WAŻNE!
Obowiązkowym planowaniem na zasadach opisanych w art. 23 ustawy Pzp objęte są wyłącznie te zamówienia, których zamawiający będzie dokonywał według ustawy Pzp. Zamówienia, których wartość jest mniejsza niż 130.000 zł, albo te, o których mowa w art. 9–14 ustawy Pzp, jako że nie podlegają reżimowi ustawy Pzp, nie wymagają przedstawienia informacji o nich w planie postępowań.
Jeśli zamawiający nie planuje realizować zamówień publicznych w danym roku, nie ma obowiązku zamieszczania zerowych planów postępowań.
Instrukcja aktualizacji planu na platformie e-Zamówienia
Po wejściu w życie ustawy Pzp z 2019 roku, obowiązek planowania został poszerzony o dodatkowy wymóg aktualizacji planu. Plan musi być zatem również aktualizowany w odniesieniu do zmieniających się w ciągu roku potrzeb zamawiającego. Choć ustawa nie określa częstotliwości aktualizacji, należy uznać, że zamawiający powinien dokonywać stosownych zmian zawsze, gdy zmienia swoje zamiary zakupowe. Aktualizacje powinny obejmować zarówno zmiany w liczbie planowanych postępowań, jak i te dotyczące informacji o już zaplanowanych postępowaniach.
Zamierzenia zakupowe zamawiającego mogą zmienić się w ciągu roku objętego planowaniem w ten sposób, że rezygnuje on z udzielenia zamówienia lub postanawia o jego udzieleniu bez stosowania ustawy Pzp. Przyczyną tego ostatniego może być obniżenie jego wartości poniżej progu stosowania ustawy, czy zastosowanie jednej z podstaw wyłączających ustawę Pzp. Wówczas aktualizacja planu będzie polegała na „usunięciu” nieaktualnej pozycji z planu. Jeżeli natomiast w okresie realizacji planu pojawią się nowe zamierzenia zakupowe, zamawiający powinien dokonać aktualizacji, dodając kolejną pozycję do planu.
WAŻNE!
Aktualizacja planu jest bardzo „intuicyjna”. Rozpoczęcie aktualizacji wiąże się z pojawieniem nowej wersji roboczej już istniejącego planu. Na tej wersji można zmodyfikować dane dotychczas zawarte w planie, usunąć pozycję z planu lub dodać nową.
Platforma e-Zamówienia: rejestracja postępowania
Zamawiający może przeprowadzić postępowanie na platformie e-Zamówienia. Nie jest to jednak jego obowiązkiem, gdyż postępowanie można procedować także przy użyciu innego, wybranego, komercyjnego środka komunikacji elektronicznej, który spełnia wymogi ustawowe.
Na platformie nie można przeprowadzić postępowania dotyczącego zamówienia, dla którego nie ma obowiązku stosowania ustawy Pzp.
Niezależnie od tego czy zamawiający zdecyduje się prowadzić postępowanie na platformie, czy nie, konieczna jest rejestracja postępowania. Umożliwia ona:
– zamieszczenie ogłoszenia w BZP oraz
– złożenie informacji do Prezesa UZP o otrzymanych ofertach i wnioskach.
Obowiązek rejestracji nie dotyczy oczywiście ogłoszenia o zamówieniu, dla którego nie ma obowiązku stosowania ustawy Pzp!
W toku rejestracji, zamawiający wskazuje:
– podstawowe informacje o zamówieniu takie jak: nazwa, numer referencyjny, procedura (krajowa/unijna) i tryb,
– czy postępowanie jest powiązane z pozycją z aktualnego planu:
– Jeżeli tak, należy wybrać odpowiednią pozycję z listy „Pozycja w planie postępowania” i kliknąć przycisk „Dodaj pozycję”.
– Jeżeli nie, należy zaznaczyć checkbox „To postępowanie nie jest powiązane z żadną z pozycji planu”.
Jeśli postępowanie zostało powiązane z pozycją w planie postępowań innego podmiotu, a w module ogłoszeń użytkownik wyłączy powiązanie z tym planem postępowań, po wejściu w formularz edycji danych postępowania, poniżej pola „Pozycja w planie postępowań” system wyświetli komunikat o treści: „Uwaga. Plan postępowań przestał być dostępny, wskaż ponownie pozycje planu lub wybierz: To postępowanie nie jest powiązane z żadną z pozycji planu”;
– czy zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, a jeżeli tak, to ile przewiduje części
– czy postępowanie będzie prowadzone na platformie.
Po uzupełnieniu danych w sposób poprawny, należy kliknąć przycisk „Zarejestruj postępowanie”.
Zamawiający może edytować informacje o postępowaniu. W tym celu, po wejściu w szczegóły postępowania, należy kliknąć przycisk „Edytuj postępowanie”. Funkcja edycji dostępna jest dla postępowań w statusie „W przygotowaniu”.
Ogłoszenie postępowania, którego nie zaplanowano – instrukcja działania na platformie e-Zamówienia
Nie wydaje się zasadne ogłaszanie postępowania, którego nie ujęto w aktualnym planie postępowań. Jeżeli danego postępowania jeszcze nie zaplanowano, należy dokonać aktualizacji planu. Czynność ta uporządkuje działania zamawiającego. Oznacza to, że naturalnie, każda zmiana zamierzeń zakupowych może mieć istotny wpływ na prawidłowość szacowania uprzednio zaplanowanych zamówień.
Tytułem przykładu, pojawienie się nowego zamierzenia zakupowego po stronie zamawiającego może istotnie wpłynąć na sposób udzielenia innych zamówień uprzednio już zaplanowanych, ale dotąd nieudzielonych (np. podobnych dostaw).
WAŻNE!
Gdy tylko pojawi się nowy zamiar zakupowy, należy automatycznie zaktualizować uprzednio zamieszczony plan, o ile oczywiście zamierzenie to ma wpływ na jego kształt. Niemniej jednak, trudno wskazać, jakie ewentualne konsekwencje mogą spotkać zamawiającego, wówczas gdy pominie proces planowania zamówienia przed jego ogłoszeniem.
Platforma e-Zamówienia: instrukcja przygotowania ogłoszeń do publikacji w Biuletynie ZP
Zakończenie rejestracji postępowania umożliwia wypełnienie ogłoszenia.
Na ostatniej stronie ogłoszenia będzie widoczny przycisk „Zapisz i Zakończ”, po kliknięciu którego pojawi się podsumowanie ogłoszenia, a ogłoszenie zostanie zapisane w wersji roboczej. Ogłoszenie będzie znajdowało się w kafelku „Moje ogłoszenia”, „W przygotowaniu”. Po wybraniu 3 kropeczek znajdujących się w kolumnie „Opcje” będzie można wejść w szczegóły ogłoszenia, edytować je lub usunąć. Następnie ogłoszenie należy zatwierdzić. W ostatnim kroku pojawi się przycisk „Opublikuj”, po kliknięciu którego ogłoszenie zostanie opublikowane w Biuletynie ZP.
WAŻNE!
Jeżeli po wypełnieniu ogłoszenia system informuje „Formularz zawiera niepoprawne dane”, należy ponownie przejrzeć wszystkie kroki uzupełnianego formularza. Każde pole nieprawidłowo wypełnione będzie otoczone czerwoną ramką i dodatkowo pojawi się komunikat, na czym polega problem (np.: „To pole jest wymagane”).
Ogłoszenie zostanie opublikowane w BZP, gdzie zostanie mu nadany numer zgodny z wzorcem:
– RRRR(rok bieżący)/BZP XXXXXXXX(nr pozycji w rocznym BZP)/XX(nr wersji)
– Przykład 2020/BZP 00000001/01
Publikacja ogłoszenia o zamówieniu wszczyna postępowanie powiązane z tym ogłoszeniem.
Kopiowanie, edycja i usuwanie ogłoszeń
Użytkownik może przygotować nowe ogłoszenie na podstawie istniejącego ogłoszenia o zamówieniu. Aby rozpocząć proces tworzenia nowego ogłoszenia, należy kliknąć kafelek „BZP” na stronie głównej platformy, a następnie wybrać „Moje ogłoszenia”, oznaczyć jedno z dostępnych na liście ogłoszeń o zamówieniu i wybrać opcję „Utwórz Podobne”.
Po wybraniu postępowania, w ramach którego opublikowano ogłoszenie podlegające kopiowaniu, system wyświetli formularz ogłoszenia, zasilając go wszystkimi danymi z kopiowanego ogłoszenia o zamówieniu poza numerem ogłoszenia, wersją, datą publikacji i numerem postępowania. Można przy tym edytować dane na dowolnie wybranej sekcji oraz wykonywać wszystkie akcje.
Platforma umożliwia również edycję i usunięcie ogłoszenia roboczego. Aby usunąć lub edytować nieopublikowane ogłoszenie robocze lub zatwierdzone, należy kliknąć przycisk „Edytuj” lub „Usuń” wybierając odpowiednie ogłoszenie z listy ogłoszeń w przygotowaniu.
Ogłoszenie w wersji roboczej przechowywane jest przez 180 dni od wprowadzenia ostatniej zmiany. Jeśli przez ten czas użytkownik nie zmieni w żaden sposób ogłoszenia, to zostanie ono usunięte.
Jak zmienić ogłoszenie na platformie e-Zamówienia – instrukcja krok po kroku
Aby opublikować zmianę ogłoszenia, należy wejść w kafelek „Moje ogłoszenia” i wybrać opcję „Zmień ogłoszenie”. Otworzy się formularz opublikowanego ogłoszenia i wówczas w wybranym polu należy zmienić dane. Na ostatniej stronie będzie przycisk „Zapisz”, po kliknięciu którego pojawi się formularz ogłoszenia o zmianie z zaciągniętymi dokonanymi zmianami. Po przejściu tego formularza pojawi się przycisk „Zapisz i zakończ”, a po jego kliknięciu przycisk „Zatwierdź” i następnie „Opublikuj”.
Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostanie opublikowane w Biuletynie ZP. Wraz z publikacją ogłoszenia o zmianie system ujednolica treść ogłoszenia, wskazując w niej kolejną wersję, która wynika ze zmiany i pokazując aktualną treść ogłoszenia.
Przy publikacji ogłoszenia o zmianie w BZP:
– dla ogłoszenia o zmianie nadawany jest nowy numer ogłoszenia,
– dla ogłoszenia zmienionego nadawany jest kolejny numer wersji np. 2020/BZP 00000001/02.
WAŻNE!
Przystępując do wypełniania i publikacji ogłoszeń, należy zwrócić uwagę na właściwe przypisanie ról użytkownikowi. Tu dostępne są aż 3 role, w tym uprawnienie do tworzenia i publikacji ogłoszeń, zatwierdzania ogłoszeń oraz aktualizacji i publikacji opublikowanych ogłoszeń. Oznacza to, że użytkownik, który nie jest upoważniony do zatwierdzania ogłoszeń, nie będzie mógł, bez uprzedniego dokonania czynności jego zatwierdzenia przez właściwego użytkownika, dokonać publikacji.
Poza ogólnymi uprawnieniami Supervisor przydziela poszczególnym użytkownikom role w kolejnych postępowaniach. W związku tym może dojść do sytuacji, w której nieobecność osoby rejestrującej postępowanie uniemożliwia wykonanie kolejnych czynności. W takiej sytuacji Supervisor powinien nadać innemu użytkownikowi uprawnienia do danego postępowania. Należy wejść w panel zarządzania oraz wybrać opcję zarządzanie rolami do postępowań.
Ogłoszenia unijne do Dz.Urz. UE a platforma e-Zamówienia
Do lipca br. zamawiający miał możliwość przekazania ogłoszenia do publikacji z wykorzystaniem funkcjonalności platformy e- Zamówienia.
Aktualnie jednak ogłoszenia publikowane w ramach postępowania realizowanego w progach unijnych należy przesłać do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej:
– poprzez usługę TED eNotices2 lub
– za pomocą eSenderów, których operatorzy potwierdzili gotowość dostosowania ich do nowego stanu prawnego na 25 października 2023 r.
Powyższa decyzja jest efektem tego, że od 25 października 2023 r. do publikacji ogłoszeń w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej należy stosować wyłącznie formularze ustanowione rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2019/1780 z 23 września 2019 r. ustanawiającym standardowe formularze do publikacji ogłoszeń w dziedzinie zamówień publicznych i uchylające rozporządzenie wykonawcze (UE) 2015/1986. Platforma e-Zamówienia nie jest aktualnie dostosowana do nowego stanu prawnego.
W przypadku prowadzenia postępowania unijnego na platformie e-Zamówienia po publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej za pośrednictwem usługi TED eNotice2 lub innego eSendera, należy pamiętać o konieczności:
– „ręcznego” uzupełnienia numeru ogłoszenia z Dz.Urz. UE,
– wyznaczenia terminów składania i otwarcia ofert oraz
– zmiany statusu na „Wszczęte” (funkcje dostępne w podglądzie postępowania w menu z trzema kropkami).”
Platforma e-Zamówienia – dokumenty zamówienia i formularz ofertowy
Platforma e-Zamówienia umożliwia przygotowanie za jej pośrednictwem formularza oferty w następujących wariantach:
– oferta wstępna,
– oferta,
– oferta ostateczna,
– oferta na prace badawczo-rozwojowe,
– oferta dodatkowa,
– oferta dodatkowa (ulepszona),
– oferta dodatkowa (zawierająca nową cenę lub koszt).
Zamawiający może skorzystać z tej funkcjonalności, jednak nie ma takiego obowiązku. Dopuszczalne jest bowiem załączenie własnego formularza sporządzonego przez zamawiającego.
W celu przygotowania formularza ofertowego, należy przejść do szczegółów postępowania, wybrać zakładkę „Formularze”, następnie kafelek „Formularze dokumentów postępowania” i pozycję „Formularz ofertowy.”
Po otwarciu formularza trzeba wprowadzić podstawowe informacje dotyczące zastrzeżenia zamówienia, możliwości składania ofert wariantowych i częściowych. Pola: „Nazwa zamówienia”, „Identyfikator postępowania” i „Numer referencyjny” zaczytują się automatycznie z wybranego postępowania.
Dane zamawiającego należy zweryfikować pod kątem ich poprawności – jeśli są nieaktualne, należy przerwać przygotowywanie formularza ofertowego i zaktualizować dane w Module Tożsamości.
Kolejno należy wskazać walutę, w jakiej mają być składane oferty oraz kryteria oceny ofert. Podając kryteria oceny ofert można je dodatkowo uzupełnić informacjami, które pojawią się na formularzu, gdy będzie go wypełniał wykonawca. Informacja wskazana w polu „Opis pomocniczy kryterium” pojawi się w postaci podpowiedzi dla wykonawcy, zasygnalizowanej w formularzu ofert jako pole z gwiazdką „*”. Wpisanie informacji w polu „Wyjaśnienia” spowoduje pojawienie się dodatkowego pola dla wykonawcy, które pozwoli złożyć deklarację w zakresie tego kryterium. Zamawiający dodaje również oświadczenia, jakie będzie składał wykonawca, wypełniając formularz ofertowy. W przypadku wyboru przez zamawiającego „Tak”, wykonawca będzie musiał dołączyć przy składaniu oferty wymienione w formularzu załączniki.
WAŻNE!
Jeżeli formularz ofertowy przygotowujemy do postępowania, w którym jest już sporządzone ogłoszenie (także robocze) część danych z ogłoszenia można wstawić automatycznie do formularza.
W celu dodania do postępowania innych dokumentów zamówienia, należy przejść do szczegółów postępowania. Następnie na zakładce „Informacje podstawowe”, w sekcji „Dokumenty postępowania”, należy kliknąć przycisk „Dodaj dokumenty postępowania”.
WAŻNE!
Maksymalny rozmiar wszystkich plików to 250 MB. Jeżeli dokumenty zamówienia swoim rozmiarem przekraczają ten limit, dodanie dokumentu odbywa się poprzez wstawienie linków wiodących bezpośrednio do konkretnych dokumentów, zamieszczonych poza platformą na zasobach zamawiającego. Prawidłowy link musi zaczynać się od ciągu znaków http://www.
Po zapisaniu dokument jest dodany do postępowania, z tym że nie jest jeszcze publicznie dostępny. Aby udostępnić formularze i pozostałe dokumenty postępowania, należy wybrać przycisk „Udostępnij dokumenty”.
W trakcie przygotowania ogłoszenia o zamówieniu, w sekcji 4 Udostępnianie dokumentów, zmawiający może wybrać opcję „Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia”. W takim przypadku publikacji podlega formularz ofertowy. Pozostałe dokumenty zamówienia nie będą mogły zostać upublicznione.
Warto pamiętać o możliwości usunięcia błędnie opublikowanego dokumentu w postępowaniu na platformie e-Zamówienia. Aby to zrobić, należy przejść na kartę zarejestrowanego na platformie postępowania/konkursu będącego w statusie „wszczęte”, a następnie w sekcji „Pozostałe dokumenty postępowania” wybrać opcję „Usuń” znajdującą się obok nazwy dokumentu, który został błędnie udostępniony.
Platforma e-Zamówienia – instrukcja składania ofert
Jeżeli zamawiający udostępnił interaktywny formularz oferty, wykonawca może go wypełnić na platformie. W tym celu należy przejść do szczegółów postępowania i wybrać przycisk „Wypełnij” w sekcji „Ogłoszenia i dokumenty postępowania utworzone w systemie”/„Formularz ofertowy”.
Następnie należy uzupełnić następujące dane:
– część postępowania, na którą składana jest oferta (ekran dostępny tylko dla postępowań wieloczęściowych). W przypadku zamówienia podzielonego na części, należy wypełnić jeden formularz ofertowy, w którym znajdą się dane wszystkich wybranych części postępowania;
WAŻNE!
Jeżeli postępowanie zostało podzielone na części, a zamawiający nie udostępnił interaktywnego formularza ofertowego, lecz oddzielne formularze ofertowe do każdej z części zamówienia, w pierwszym polu przeznaczonym na formularz oferty należy załączyć jeden z formularzy ofertowych udostępnionych przez zamawiającego. W drugim polu przeznaczonym na załączniki i inne dokumenty, należy zamieścić pozostałe formularze ofertowe oraz inne załączniki.
– informacja, czy ofertę będzie składać wykonawca pojedynczo, czy w konsorcjum z innymi wykonawcami. Lider konsorcjum zostanie wskazany odrębnie;
– dane wykonawcy/wykonawców;
WAŻNE!
System automatycznie podpowiada dane podmiotu zalogowanego użytkownika wprowadzone w Module Tożsamości (podczas procesu rejestracji lub przez edycję danych podmiotu). Należy je zweryfikować i uzupełnić formularz o dane dotyczące statusu wykonawcy, adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu. Jeśli ofertę składa konsorcjum wykonawców, należy uzupełnić dane pozostałych wykonawców.
– wskazanie lidera konsorcjum;
W przypadku wykrycia błędów system wyświetla komunikat zawierający wszystkie nieprawidłowości wykryte w formularzu. Po wypełnieniu danych na wszystkich ekranach dostępny jest przycisk „Pobierz formularz”, którego wciśnięcie pozwala na pobranie na lokalne zasoby dokumentu będącego formularzem wstępnie wypełnionego danymi podanymi na poprzednich ekranach oraz danymi, które wprowadził zamawiający, przygotowując formularz do danego postępowania;
– pozostałe informacje wymagane przez zamawiającego.
Formularz ofertowy i załączniki należy podpisać cyfrowo, stosownie do procedury:
– podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym – w przypadku postępowań krajowych;
– podpisem kwalifikowanym – w przypadku postępowań unijnych.
Rekomendowanym wariantem podpisu wypełnionego formularza oferty jest podpisanie go podpisem wewnętrznym. Jednakże w przypadku podpisania wypełnionego formularza innym wariantem tj. podpisem zewnętrznym platforma również przyjmie dokument i przetworzy go prawidłowo w zakresie weryfikacji podpisu, pod warunkiem że w przypadku tego wariantu podpisywania oddzielny plik z podpisem oferty zostanie załączony w sekcji „Załączniki i inne dokumenty przedstawione w ofercie przez Wykonawcę”.
Załączniki można podpisać podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. Dokumenty spakowane należy podpisać podpisem zewnętrznym. Jeśli będzie brakowało podpisu, system poinformuje o tym w trakcie składania dokumentów, zostaną one przyjęte przez platformę mimo braku podpisu.
Po podpisaniu nie należy modyfikować pliku, w tym również jego nazwy.
W celu złożenia oferty, należy przejść do szczegółów postępowania, wybrać zakładkę „Oferty/ wnioski” i kliknąć przycisk „Złóż ofertę”.
Na formularzu do składania ofert należy załączyć wypełniony formularz ofertowy w sekcji „Wypełniony formularz ofertowy, a inne dokumenty w sekcji „Załączniki i inne dokumenty przedstawione w ofercie przez Wykonawcę”. Maksymalny rozmiar wszystkich plików, które Wykonawca może dodać w ramach przesyłania oferty to 250 MB. Jeżeli wykonawca nie załączył wszystkich wymaganych dokumentów i chciałby ten brak uzupełnić, powinien wycofać złożoną ofertę i złożyć ją od nowa przed upływem terminu składania ofert.
WAŻNE!
Jeżeli Zamawiający nie udostępnił interaktywnego formularza ofertowego generowanego z platformy e-Zamówienia, pojawi się komunikat o treści: „Postępowanie nie posiada opublikowanego formularza do tego etapu postępowania. Plik nie jest poprawnym formularzem interaktywnym wygenerowanym na Platformie”. Należy wybrać opcję: Tak, chcę kontynuować i przejść do dalszego etapu składania oferty.
Po wprowadzeniu plików, należy wcisnąć przycisk „Wyślij pliki i złóż ofertę” a następnie potwierdzić, że chce się złożyć ofertę.
W tym momencie system rozpoczyna proces walidacji składanych plików, ich automatycznego szyfrowania, pakowania i składania na platformie. Po zakończeniu procesu na ekranie pojawia się informacja, że proces składania ofert się zakończył i można pobrać dokumenty potwierdzające złożenie oferty tzw. Elektroniczne Potwierdzenie Przyjęcia (EPP) i Elektroniczne Potwierdzenie Otrzymania (EPO).
WAŻNE
Proces składania ofert może trwać przez dłuższy czas, w zależności od liczby i wielkości składanych dokumentów. W tym czasie nie należy zamykać okna przeglądarki. System pokazuje kolejne etapy przetwarzania dokumentów.
Wycofanie oferty na platformie e-Zamówienia
Wykonawca można wycofać i ponownie złożyć ofertę dowolną liczbę razy, jeżeli nie upłynął termin składania ofert. W celu wycofania złożonej oferty, należy przejść do szczegółów postępowania, wybrać zakładkę „Oferty/wnioski”, następnie przycisk „Wycofaj ofertę”. Po potwierdzeniu oferta zostanie wycofana i będzie można pobrać dokument potwierdzający.
Etapy elektronicznego zamówienia publicznego na platformie
Postępowanie jest wszczynane w wyniku określonego zdarzenia, w zależności od trybu postępowania. Postępowania do których publikuje się:
– ogłoszenie o zamówieniu,
– ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy
są wszczynane automatycznie i nie jest tu potrzebna dodatkowa obsługa.
W przypadku postępowań dotyczących negocjacji bez ogłoszenia oraz zamówień z wolnej ręki wszczęcie nastąpi po wysłaniu „Zaproszenia do negocjacji”.
W przypadku postępowań, w których nie występuje ogłoszenie o zamówieniu, ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy lub zaproszenie do negocjacji, zastosowanie ma funkcja do wszczynania postępowań bez ogłoszenia (i bez zaproszenia). Dotyczy to również postępowań prowadzonych w trybie unijnym. W celu wszczęcia postępowania bez ogłoszenia, należy przejść do szczegółów postępowania i wybrać funkcję „Zmień status postępowania na wszczęte”.
Po wszczęciu postępowania jego status zmienia się na „Wszczęte”, a etap postępowania zmienia się na „Zbieranie ofert/wniosków/prac konkursowych”.
W celu otwarcia etapu postępowania, należy przejść do szczegółów postępowania, wybrać zakładkę „Oferty/wnioski” i kliknąć przycisk „Otwórz etap postępowania”.
Otwarcie etapu ofertowego jest możliwe po upływie terminu otwarcia ofert i upublicznieniu informacji o kwocie na sfinansowanie zamówienia. Kwota może zostać wpisana wcześniej, od momentu wszczęcia postępowania, a jej upublicznienie jest możliwe dopiero po terminie składania ofert. Funkcja jest dostępna w szczegółach postępowania na pierwszej zakładce „Informacje podstawowe”.
WAŻNE!
Nie ma możliwości edycji kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia po jej upublicznieniu.
Po otwarciu etapu rozpocznie się proces odszyfrowywania ofert, a następnie system wyświetli listę ofert i umożliwi ich pobranie.
WAŻNE!
Oferty są przechowywane na platformie przez określoną liczbę dni ustalaną przez administratora platformy (obecnie to 100 dni). W związku z powyższym, aby nie utracić plików, należy je zapisać w wewnętrznych zasobach przed upływem powyższego terminu.
Każde postępowanie może składać się z kilku etapów, w zależności od warunków zamówienia Domyślnie system tworzy pierwszy etap postępowania zaraz po utworzeniu postępowania, a kolejny etap należy dodać, klikając przycisk „Dodaj etap”. Należy wybrać nazwę etapu oraz podać nowe terminy. Warunkiem dodania kolejnego etapu jest zakończenie etapu poprzedniego.
Informacja o udzieleniu zamówienia w ramach postępowania krajowego, albo o jego unieważnieniu jest rejestrowana automatycznie w wyniku zdarzenia publikacji ogłoszenia o wyniku postępowania. Status postępowania zmienia się wówczas odpowiednio na „Umowa zawarta” albo „unieważnione”.
W przypadku, gdy postępowanie jest podzielone na części, udzielenie zamówienia/unieważnienie jest rejestrowane w odniesieniu do konkretnej części postępowania, o ile wynik publikowany jest do każdej z części osobno.
Status i etap całego postępowania zmieni się dopiero, gdy wszystkie części postępowania zostaną zakończone (zawarciem umowy lub unieważnieniem).
Unieważnienie postępowania z poziomu widoku postępowania poprzez funkcjonalność „unieważnij postępowanie” służy do zmiany statusu postępowania na unieważnione dla postępowań „unijnych”, dla których wynik postępowania publikuje się w Dz.Urz. UE i tym samym nie następuje automatyczna zmiana statusu na platformie.
WAŻNE!
W sytuacji, w której zamawiający dla postępowania „krajowego” zmienił status postępowania na „unieważnione” wykorzystując funkcjonalność dostępną w podglądzie postępowania przed publikacją ogłoszenia o wyniku postępowania, powinien wycofać się z czynności unieważnienia. Opcja ta jest dostępna pod przyciskiem trzech kropek na formularzu postępowania dla postępowań niepodzielonych na części. Można też skorzystać z opcji „unieważnij czynność” dostępnej dla każdej części na formularzu postępowania. Po wykonaniu opisanej czynności postępowanie zmieni status na wszczęte. Na tym etapie należy opublikować ogłoszenie o wyniku postępowania, które z automatu zmieni status tego postępowania na unieważnione.
Informacje o złożonych ofertach/wnioskach
Kolejna funkcjonalność platformy e-Zamówienia to przekazywanie informacji o złożonych ofertach/wnioskach do prezesa UZP. Aby użytkownik miał możliwość wysłania informacji do prezesa UZP, należy nadać mu uprawnienia do postępowania. W tym celu Supervisor musi nacisnąć „koło zębate” w prawym górnym rogu i wybrać opcję zarządzaj użytkownikami. Następnie należy ponownie nacisnąć koło zębate i wybrać opcję „Zarządzaj rolami do postępowania”. Z listy trzeba wybrać właściwe postępowanie, klikając 3 kropki po prawej stronie, a następnie należy wybrać opcję „Zarządzaj rolami”. W tym oknie można nadać uprawnienia odpowiedniemu użytkownikowi.
Aby wysłać informację do prezesa UZP o złożonych wnioskach i ofertach, należy wejść w kafelek „Formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP”. W tym miejscu można przygotować i uzupełnić formularz Informacji do prezesa UZP.
Po jego wypełnieniu należy kliknąć „Pobierz informacje”, w celu przesłania jej przez platformę e-Zamówienia. Następnie trzeba wejść w dane postępowanie i wybrać zakładkę „Formularze”. Po uzupełnieniu formularza Informacji do prezesa UZP i dołączeniu pliku należy kliknąć „Wyślij”. W prawym górnym rogu pojawi się komunikat o treści „Wiadomość została wysłana”.
WAŻNE!
Nie ma możliwości wysłania informacji, która nie została stworzona poprzez odpowiedni formularz dostępny na Platformie e-Zamówienia! Należy skorzystać z funkcjonalności: Formularz Informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP” oraz wysłać informację wygenerowaną w tym formularzu.
Komunikacja w postępowaniu między zamawiającym i wykonawcą za pośrednictwem platformy
Platforma w ramach usług komunikacji dostarcza szereg formularzy umożliwiających elektroniczną komunikację pomiędzy uczestnikami postępowania o udzielenie zamówienia.
Użytkownik zalogowany jako zamawiający ma dostępne formularze:
– zawiadomienia/informacja,
– wezwanie,
– zaproszenie,
– inne.
Użytkownik zalogowany jako wykonawca ma dostępne formularze:
– wniosek,
– inne.
Użytkownik zalogowany jako konto uproszczone ma dostępne formularze:
– wniosek służący do zadawania pytań do SWZ,
– inne.
W celu przekazania wiadomości po wyszukaniu postępowania i wejściu w jego szczegóły, należy przejść na zakładkę „Formularze”. Następnie trzeba wybrać grupę formularzy: „Formularz do komunikacji” i wybrać właściwy formularz. Aby wysłać wiadomość należy wskazać czego dotyczy i wybrać adresata (poprzez wyszukanie na liście a następnie kliknięcie „Dodaj”).
Dodatkowo przy wysyłaniu wiadomości można zaznaczyć opcję „Wyślij kopię do Nadawcy” – wtedy kopia wiadomości zostanie wysłana na adres e-mail zalogowanego użytkownika podany przy rejestracji konta.
Wiadomość można również zapisać w wersji roboczej i wrócić do niej poprzez zakładkę komunikacja – odczyt wiadomości – wersje robocze. Po kliknięciu „Edytuj” na wiadomości roboczej można dokończyć redagowanie wiadomości i wysłać ją do adresatów.
W celu odczytania wiadomości, po wyszukaniu postępowania i wejściu w jego szczegóły, należy przejść na zakładkę „Komunikacja” – odczyt wiadomości. Wiadomości są podzielone na wątki dotyczące ich rodzajów oraz nadawców/adresatów.
Na wiadomości można odpowiadać bezpośrednio z widoku odczytanej wiadomości (przycisk „Odpowiedz”).
Aby zapewnić kompletność informacji o postępowaniu na platformie, można również dołączyć wiadomość wysłaną spoza platformy. W tym celu należy kliknąć przycisk „Dodaj wiadomość spoza Platformy”. Zostanie wówczas wyświetlony formularz dodawania wiadomości.
Sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych na platformie e-Zamówienia
Zgodnie z art. 82 ust. 1 zamawiający są zobowiązani do przekazania rocznego sprawozdania w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Czynność ta dokonywana jest za pośrednictwem platformy e-Zamówienia.
W celu utworzenia sprawozdania rocznego należy wejść na stronę główną platformy, następnie po zalogowaniu się wybrać kafelek „Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach”, wybrać opcję „Dodaj sprawozdanie” i wskazać rok sprawozdawczy.
System zaprezentuje formularz sprawozdania rocznego składającego się z osiemnastu stron zawierających poszczególne sekcje tego dokumentu. Dane zamawiającego takie jak nazwa, oddział, krajowy numer identyfikacyjny, rodzaj zamawiającego oraz dane adresowe są uzupełniane automatycznie na podstawie danych zalogowanego użytkownika i nie podlegają edycji.
W przypadku braku wypełnienia pól obowiązkowych system wyświetli odpowiedni komunikat. W celu zakończenia rejestracji sprawozdania należy kliknąć przycisk „Zapisz i zakończ” dostępny na ostatniej stronie formularza. System zweryfikuje poprawność wprowadzonych danych i zakończy rejestrację dla poprawnie wypełnionych wszystkich sekcji formularza. Poprawnie zakończone sprawozdanie robocze będzie możliwe do zatwierdzenia.
W celu wyświetlenia podglądu sprawozdania rocznego należy kliknąć przycisk „Szczegóły” wybierając odpowiednie sprawozdanie z listy. Sprawozdanie roczne można wyeksportować do pliku PDF.
WAŻNE!
Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach można wysłać w dowolnym momencie. Oznacza to, że funkcjonalność ta jest dostępna również dla „spóźnionych zamawiających”, którzy planują wysłać sprawozdanie po upływie ustawowo wymaganego terminu tj. po 1 marca.
Błędy i problemy w użytkowaniu platformy, centrum pomocy
Jeżeli użytkownik chce zgłosić problem dotyczący funkcjonalności na platformie e-Zamówienia, należy:
– skorzystać z Systemu Obsługi Zgłoszeń (SOZ), który jest dostępny dla użytkowników posiadających aktywne konta na platformie,
– zadzwonić na infolinię platformy e-Zamówienia pod numer: 32 77 88 999.
Aby możliwość zgłoszenia problemu była jeszcze bardziej intuicyjna, strona platformy e-Zamówienia zawiera w stopce odnośnik „Zgłoś problem”. Przekierowuje on użytkownika na stronę umożliwiającą zarejestrowanie nowego zgłoszenia przy użyciu formularza dostępnego na platformie. Można to również zrobić, wchodząc poprzez Centrum Pomocy.
Na formularzu do rejestracji nowego zgłoszenia znajduje się przycisk umożliwiający dodanie załączników do zgłoszenia. Możliwe jest dodanie do trzech plików o maksymalnym rozmiarze 3 MB. Dopuszczalne typy załączników to: BMP, JPG, PNG, TXT, PDF i ZIP.
Wersja demonstracyjna platformy
Obok produkcyjnej wersji platformy e-Zamówienia dostępna jest jej wersja testowa (demonstracyjna), dostępna pod adresem https://edu.ezamowienia.gov.pl. Umożliwia ona sprawdzenie i praktyczne przetestowanie funkcjonalności udostępnionych na Platformie, w tym w Biuletynie ZP.
Urząd Zamówień Publicznych rekomenduje ten sposób testowania, aby uniknąć późniejszych niedogodności i koniecznych do podjęcia działań w razie przypadkowej publikacji takich próbnych/testowych ogłoszeń w Biuletynie ZP poprzez produkcyjną wersję systemu.
Podobnie jak i inne funkcjonalności w wersji testowej, tak i ta umożliwiająca zgłaszanie problemów nie będzie powodować podjęcia przez osobę testującą skutecznych czynności. Tym samym, zgłoszenia wprowadzone w wersji demo nie będą obsługiwane.
Każdorazowo będąc na testowej wersji Platformy, na górze strony pojawia się czerwona belka z napisem „Wersja Demonstracyjna”, która będzie informować o tym, że użytkownik korzysta z wersji nieprodukcyjnej Platformy. W celu zalogowania na wersję testową należy utworzyć dowolne konto na testowej wersji Platformy. Tym samym, nie będzie możliwości korzystania z kont założonych na potrzeby wersji produkcyjnej.
Urząd Zamówień Publicznych przygotował także interaktywne instrukcje pomocne w korzystaniu z tego narzędzia: Platforma e-Zamówienia: instrukcja
Funkcja raportów na platformie e-Zamówienia
Platforma e-Zamówienia umożliwia generowanie wielu raportów, w tym:
– ze zdarzeń w postępowaniu,
– rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach,
– ogłoszeń opublikowanych w BZP i Dz.Urz. UE,
– z zamówień zrównoważonych oraz innowacyjnych z ogłoszeń opublikowanych w BZP i Dz. Urz. UE.
Szczególnie pomocny dla zamawiających może okazać się raport ze zdarzeń w postępowaniu. Zawiera on takie informacje jak:
– podstawowe informacje o postępowaniu – m.in. nazwa zamawiającego, tytuł postępowania, ID postępowania, procedurę, tryb;
– informacje o dokumentach postępowania – data publikacji dokumentów, nazwa opublikowanego dokumentu;
– lista zdarzeń w postępowaniu – m.in. informacje o publikacji wszelkich ogłoszeń w postępowaniu wraz z datą publikacji oraz z informacją o rodzaju publikowanego ogłoszenia, informacja o dacie i czasie wszczęcia postępowania, informacja o wszelkich zmianach terminów w postępowaniu, informacja o złożeniu/wycofaniu przez wykonawcę oferty/wniosku/pracy konkursowej wraz z datą i czasem, informacja o procesie otwarcia, pobraniu ofert/wniosków/prac konkursowych wraz z datą i czasem, informacja o upublicznieniu kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia wraz z datą i czasem, informacja o złożeniu informacji do prezesa UZP w zakresie ofert i wniosków.
PODSTAWA PRAWNA
– ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.).
3. Przykład klauzul dotyczących zatrudniania (art. 95 i art. 96 ust. 2 pkt 2 Pzp) – skorzystaj z wzorów UZP
Justyna Rek-Pawłowska | Stan prawny na dzień: 16.01.2024
Urząd Zamówień Publicznych opublikował przykłady klauzul tzw. społecznych związanych z wymogami zatrudnienia przez wykonawców osób na podstawie stosunku pracy oraz osób społecznie marginalizowanych np. niepełnosprawnych, bezrobotnych czy młodocianych. Zapisy mają charakter przykładowy, ale z pewnością stanowią ułatwienie dla zamawiających projektujących treść dokumentów zamówienia w tym postanowienia umów z wykonawcami.
Na stronach UZP znajdziemy dwa dokumenty:
1. Klauzula dotycząca zatrudnienia na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia (art. 95 ustawy Pzp)
2. Klauzula dot. zatrudnienia do realizacji zamówienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp
Każdy z nich zawiera rekomendowane zapisy umów z wykonawcami i dokumentów precyzujących podstawowe wymogi związane z danym zamówieniem związane z regulacjami art. 95 i art. 96 ustawy Pzp.
Dla przypomnienia art. 95 ustawy Pzp zobowiązuje zamawiającego, by przewidział w dokumentach zamówienia określone wymagania, wskazując w szczególności:
1) rodzaj czynności związanych z realizacją zamówienia, których dotyczą wymagania zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia;
2) sposób weryfikacji zatrudnienia tych osób;
3) uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań związanych z zatrudnianiem tych osób oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań.
Jeśli zamawiający ma obowiązek przewidzieć tego rodzaju wymagania, musi je uwzględnić w SWZ.
W przypadku umów na usługi i roboty budowlane w jej treści zawiera się postanowienia dotyczące:
– sposobu dokumentowania zatrudnienia oraz kontroli spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymagań dotyczących zatrudnienia na podstawie umowy o pracę oraz
– sankcji z tytułu niespełnienia wymagań.
Jednocześnie ustawa Pzp pozwala zamawiającemu żądać od wykonawców m.in. następujących dokumentów:
1) oświadczenia zatrudnionego pracownika,
2) oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę,
3) poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika,
4) innych dokumentów
− zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę i zakres obowiązków pracownika.
Zgodnie z art. 96 ust 1 i 2 ustawy Pzp zamawiający może określić w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia inne niż określone w art. 95 ust. 1 wymagania związane
z realizacją zamówienia, które mogą obejmować aspekty gospodarcze, środowiskowe,
społeczne, związane z innowacyjnością, zatrudnieniem lub zachowaniem poufnego
charakteru informacji przekazanych wykonawcy w toku realizacji zamówienia.
Wymagania te mogą dotyczyć w szczególności zatrudnienia:
a) bezrobotnych i poszukujących pracy,
b) osób usamodzielnianych, o których mowa w art. 140 ust. 1 i 2 ustawy z 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej,
c) młodocianych,
d) osób niepełnosprawnych,
e) osób do 30. roku życia oraz po ukończeniu 50. roku życia, posiadających
status osoby poszukującej pracy, bez zatrudnienia.
W przypadku gdy zamawiający przewiduje powyższe wymagania, musi w dokumentach zamówienia wskazać:
1) liczbę i okres wymaganego zatrudnienia osób, których dotyczą te wymagania (zob. art. 96 ust. 3 ustawy Pzp),
2) sposób dokumentowania spełniania przez wykonawcę tych wymagań (zob. art. 96 ust. 4 ustawy Pzp),
3) uprawnienia w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę ww. wymagań oraz obowiązek ustalenia sankcji z tytułu ich niespełnienia (zob. art. 96 ust.4 ustawy Pzp).
Źródło: https://www.gov.pl/web/uzp/klauzule-dotyczace-zatrudniania—art-95-oraz-art-96-ust-2-pkt-2-pzp
4. Jak zapobiec zakłóceniu konkurencji w przypadku zamówień, które poprzedzono konsultacjami rynkowymi?
Krzysztof Hodt | Stan prawny na dzień: 15.01.2024
Zamawiający, który przed wszczęciem postępowania prowadził konsultacje rynkowe, powinien podjąć odpowiednie środki, aby zapobiec zakłóceniu uczciwej konkurencji podczas procedury (art. 85 ustawy Pzp). W protokole postępowania wypełni część odnoszącą się do wstępnych konsultacji rynkowych, wskazując tam podmioty biorące udział w konsultacjach. Sprawdź, jakie podjęte kroki wpisać do protokołu, aby zapewnić równe traktowanie wykonawców.
Katalog środków, jakie w tym przypadku może wybrać zamawiający, by wyeliminować naruszenie konkurencji, ma otwarty charakter.
Ustawodawca wskazuje jednocześnie na dwa elementy, które stanowią minimum działań, jakie powinien wykonać zamawiający:
1. Przede wszystkim ma on udostępnić pozostałym wykonawcom istotne informacje, które przekazał lub uzyskał w związku z zaangażowaniem wykonawcy w przygotowanie postępowania. Celem tego jest, aby wszyscy wykonawcy mieli jednakową wiedzę o zamówieniu.
2. Drugi element jest konsekwencją tego pierwszego i sprowadza się do konieczności wydłużenia czasu na składanie ofert. Przepis art. 85 ust. 1 ustawy Pzp nie wskazuje konkretnie, o ile takie wydłużenie ma nastąpić. Ma to być „odpowiedni termin”. Ustalenie dłuższego czasu na przygotowanie oferty ma pozwolić wykonawcom innym niż ten, który był zaangażowany w przygotowanie postępowania, zapoznać się ze wszystkimi istotnymi elementami zamówienia.
PODSTAWA PRAWNA
– art. 85 ust. 1 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.).
Wnp
Spór z zagranicznym kontrahentem w inwestycjach budowlanych? Jest na to sposób
AH | Dodano: 19-01-2024 12:45 Aktualizacja: 19-01-2024 12:46
Polskie firmy budowlane, rozwijając skalę swojej działalności zarówno na krajowym, jak i na międzynarodowych rynkach, coraz częściej mają do czynienia ze sporami z zagranicznymi podmiotami. Sposobem na ich rozstrzyganie może być międzynarodowy arbitraż handlowy.
– Arbitraż jest sprawniejszym i szybszym sposobem rozstrzygania sporów niż sądy powszechne, tj. państwowe.
– Trzeba jednak pamiętać o kosztach takiego postępowania, które są – co do zasady – bardzo wysokie. Dlatego arbitraż nie ma sensu przy sporach o mniejszej wartości, uznaje się, że „opłaca się”, gdy wartość takiego sporu przewyższa 1 mln dolarów.
– Wystarczy dobra wola stron sporu, znajomość zasad postępowań arbitrażowych i można rozstrzygnąć nawet najtrudniejsze sprawy, zyskując wyrok uznawany prawie na całym świecie.
W związku z dynamicznym rozwojem rynku budowlanego w Polsce, rodzime przedsiębiorstwa coraz częściej mają do czynienia z zagranicznymi firmami, pochodzącymi z innych systemów prawnych. Jest to wynikiem zawierania umów konsorcjalnych, zatrudniania podwykonawców zagranicznych lub też ekspansji na rynki zagraniczne.
W związku z tym polskie firmy budowlane coraz częściej mają do czynienia z arbitrażem handlowym, ponieważ w praktyce jest to jedyny sposób rozstrzygania sporów, który jest akceptowalny dla stron pochodzących z różnych porządków prawnych.
Jak rozstrzygać spory zgodnie z przepisami prawa międzynarodowego?
Arbitraż jest też propagowany jako sposób rozstrzygania sporów sprawniejszy i szybszy niż za pomocą sądów powszechnych, tj. państwowych. Przyczyniła się do tego również jedna z ostatnich nowelizacji kodeksu postępowania cywilnego, która od 1 lipca 2023 r. wprowadziła instytucję konwersji, zgodnie z którą możliwa jest zmiana postępowania sądowego na arbitrażowe, jeśli strony wyrażą na to zgodę.
Polskie firmy budowlane jednak w swojej działalności mają do czynienia nie tylko z krajowym, ale także z międzynarodowym arbitrażem handlowym. Muszą rozstrzygać spory według regulaminów stałych, międzynarodowych sądów arbitrażowych.
– Arbitraż ten cechuje się tym, że strony mają do czynienia zawsze z prawem dla siebie obcym; w skrajnym przypadku mogą mieć do czynienia z co najmniej czterema różnymi systemami prawnymi, tj. prawem właściwym dla umowy o arbitraż, prawem rządzącym postępowaniem arbitrażowym, prawem materialnym właściwym do rozstrzygnięcia sporu stron oraz prawem kraju, w którym wyrok sądu arbitrażowego będzie uznawany albo zostanie stwierdzona jego wykonalność – tłumaczy Tomasz Podkowiński, radca prawny w Budimeksie.
Nasz rozmówca podkreśla, że arbitraż handlowy należy jednocześnie odróżnić od arbitrażu inwestycyjnego, którego zadaniem jest rozstrzyganie sporów powstających na gruncie dwustronnych umów o popieraniu i wzajemnej ochronie inwestycji zawieranych pomiędzy państwami (tzw. BIT-ów – bilateral investment treaties), na podstawie których inwestor (przedsiębiorca) może pozwać państwo, na terenie którego była prowadzona inwestycja.
Arbitraż – sposób na polubowne rozstrzygnięcie sporu w międzynarodowym towarzystwie
Zacząć należy jednak od podstaw i wyjaśnienia, czym w istocie jest arbitraż handlowy.
– Jest to metoda rozwiązywania sporów, w której rolę sądu powszechnego zajmuje sąd polubowny (polubowny i arbitrażowy to synonimy) powoływany przez same strony. Jednocześnie wyrok wydany przez taki sąd, po zatwierdzeniu przez sąd powszechny, wywiera takie same skutki i ma taką samą moc prawną jak wyrok sądu powszechnego – wyjaśnia nasz rozmówca.
Jak tłumaczy, elementem konstytutywnym arbitrażu jest wola stron (umowy lub już zaistniałego sporu), która jest wyrażana poprzez zawarcie umowy o arbitraż (zwanej również zapisem na sąd polubowny).
Umowa o arbitraż z kolei jest umową, przez którą strony postanawiają oddać pod rozstrzygnięcie arbitrażu wszystkie lub niektóre ze sporów, jakie powstały lub mogłyby powstać pomiędzy nimi w związku z określonym stosunkiem prawnym. Może mieć formę albo tzw. klauzuli arbitrażowej zawartej w innej umowie (np. umowie EPC), jeżeli dotyczy ona sporu prawnego, który dopiero powstanie w przyszłości pomiędzy stronami tej umowy, albo tzw. kompromisu, w sytuacji, gdy odnosi się ona do sporu już zaistniałego.
Następstwem zawarcia umowy o arbitraż jest zatem swego rodzaju „wyprowadzenie” ewentualnych lub już powstałych sporów spod właściwości sądownictwa państwowego, które znalazłoby zastosowanie z mocy prawa.
– Postępowanie arbitrażowe charakteryzuje się także innymi, swoistymi właściwościami, którymi są: szybki (choć w praktyce nie zawsze) i odformalizowany charakter, ograniczone stosowanie przepisów prawa materialnego przy rozstrzygania sporu, z możliwością zastosowania tzw. zasady słuszności oraz poufny charakter samego postępowania, jak i treści wyroku – dodaje Tomasz Podkowiński.
Jak to przebiega w praktyce? W arbitrażu to do stron należy wybór arbitrów tworzących trybunał arbitrażowy (zespół orzekający). Co do zasady, typowy zespół orzekający składa się z trzech członków: każda ze stron wskazuje wybranego przez siebie arbitra, a następnie oni wybierają wspólnie tzw. superarbitra, tj. przewodniczącego składu. Tym samym strony mogą wybrać jako arbitrów osoby, które są specjalistami w danej dziedzinie, co szczególnie istotne jest w przypadku sporów budowlanych, często skomplikowanych i wymagających wiedzy specjalistycznej.
Do stron należy również wybór miejsca arbitrażu, co determinuje właściwość danego krajowego prawa arbitrażowego oraz wreszcie wybór samego sądu arbitrażowego, którego konsekwencją jest wybór regulaminu arbitrażowego przyjętego przez dany sąd.
W praktyce stałe międzynarodowe sądy arbitrażowe, z którymi polscy przedsiębiorcy mają do czynienia to: Międzynarodowy Sąd Arbitrażowy przy Międzynarodowej Izbie Handlowej w Paryżu (ICC), Sąd Arbitrażu Międzynarodowego w Londynie (LCIA), Instytut Arbitrażowy Izby Handlowej w Sztokholmie (SCC) oraz Sąd Arbitrażowy przy Federalnej Izbie Gospodarczej w Wiedniu (VIAC). Najbardziej znany z nich i najbardziej popularny to Sąd Arbitrażowy ICC.
– Należy przy tym zauważyć, że stałe sądy arbitrażowe w istocie nie rozstrzygają sporów, one administrują i nadzorują postępowania poddane pod ich jurysdykcję, utrzymując kontakt i współdziałając ze stronami i z arbitrami (tworzącymi „właściwy” trybunał arbitrażowy) – podkreśla radca prawny Budimeksu.
Do sporów polskich firm budowlanych z zagranicznymi kontrahentami może dochodzić zarówno przy realizacji inwestycji w kraju, jak i zagranicą (fot. Budimex, mat. pras.)
Arbitraż sposobem rozwiązywania sporów dla dżentelmenów z zasobnymi portfelami
Mając na uwadze, że arbitraż opiera się na umowie i współdziałaniu stron, mówi się, że jest to instytucja dla „dżentelmenów”. Mówi się jednak również, że „dżentelmeni nie rozmawiają o pieniądzach”, co ma swoisty wydźwięk przy kosztach postępowania arbitrażowego, które są co do zasady bardzo wysokie.
– Należą do nich wynagrodzenia i wydatki arbitrów, koszty administracyjne sądu arbitrażowego, wynagrodzenia i wydatki biegłych oraz koszty poniesione przez same strony. Wysokość wynagrodzeń arbitrów ustala sąd biorąc pod uwagę stopień złożoności i pracochłonności sprawy – wylicza Tomasz Podkowiński i ilustruje wysokość kosztów przykładem.
Jeśli spór dotyczy 100 mln dolarów i toczy się według Regulaminu Arbitrażowego ICC z udziałem 3 arbitrów, koszty postępowania arbitrażowego będą następujące: 643 752,00 dolarów – uśrednione (może być mniejsze, ale może być również znacząco wyższe) wynagrodzenie arbitrów (przy czym nie uwzględnia ono kosztów ponoszonych przez nich), 100 975,00 dolarów – koszty administracyjne. Do kwot tych należy dodać wynagrodzenie kancelarii prawnej – w praktyce wynoszące ok. miliona dolarów oraz wynagrodzenie dla biegłych (w arbitrażu każda ze stron ma prawo powołać swojego biegłego do sporządzenia opinii) – również co najmniej milion dolarów w przypadku skomplikowanych sporów (a takimi są zazwyczaj spory budowlane).
– Co do zasady, ostatecznie, koszty te powinna pokryć strona, która przegrała sprawę. Można zatem łatwo policzyć, że jej całkowite koszty wynosić będą co najmniej ok. 5 mln dolarów (będzie musiała pokryć również koszty obsługi prawnej oraz biegłych drugiej strony). Podsumowując, arbitraż nie ma sensu przy sporach o mniejszej wartości; uznaje się, że „opłaca się”, gdy wartość takiego sporu przewyższa 1 mln dolarów – tłumaczy prawnik.
Jego zdaniem, przy umowach obejmujących mniejsze wartości, warto zatem rozważyć klauzule arbitrażowe na inne sądy niż Sąd Arbitrażowy przy ICC, nieco „tańszy” jest np. Sąd Arbitrażowy w Wiedniu (VIAC).
– Na marginesie można zauważyć, że ponoszone koszty postępowania są również jednym z czynników, które skłaniają strony sporu do zawarcia ugody, blisko połowa postępowań kończy się jej zawarciem – mówi Tomasz Podkowiński.
Arbitraż szansą na szybkie i uznawane na całym świecie rozstrzygnięcie sporu
Za istotny walor postępowania arbitrażowego uważana jest szybkość. Regulaminy poszczególnych sądów wskazują, w jakim terminie powinny się one zakończyć. Przykładowo Regulamin Arbitrażowy ICC wskazuje, że wyrok powinien być wydany w ciągu 6 miesięcy.
– Oczywiście jest to termin tylko instrukcyjny, niemniej w praktyce i arbitrzy i sąd starają się działać sprawnie, tak, aby wyrok został wydany w najkrótszym terminie. W praktyce jednak, skomplikowane spory budowlane mogą trwać 2-3 lata, a w wyjątkowych przypadkach nawet dłużej. Z drugiej strony, porównując to do tempa pracy polskich sądów, to i tak jest to bardzo szybko – ocenia prawnik.
Bardzo ważnym aspektem postępowania arbitrażowego jest to, że wyroki sądów arbitrażowych są uznawane i wykonywane w 169 krajach na świecie, które podpisały Konwencję o uznawaniu i wykonywaniu zagranicznych orzeczeń arbitrażowych sporządzoną w Nowym Jorku 10 czerwca 1958 r. Kraje te, a dokładniej sądy tych krajów, muszą uznać i zatwierdzić wykonalność wyroku sądu arbitrażowego, w związku z czym będzie mógł on zostać wyegzekwowany na terytorium tego kraju.
– Jest to bardzo istotna „przewaga” sądownictwa arbitrażowego nad powszechnym. Tytułem przykładu można wskazać, że wyrok sądu polskiego będzie mógł podlegać bezproblemowej egzekucji, na podstawie umów międzynarodowych (wielostronnych i dwustronnych) zawartych przez Polskę, jedynie w krajach Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii, krajach EFTA-EOG (tj. Europejskiego Obszaru Gospodarczego) oraz w około 18 innych państwa. A Stany Zjednoczone nie podpisały z żadnym krajem umowy o wzajemnym uznawaniu wyroków, w związku z czym egzekucja zagranicznego wyroku w USA będzie zależała każdorazowo od decyzji amerykańskiego sędziego – doprecyzowuje nasz rozmówca.
Arbitraż krok po kroku, czyli jak przebiega całe postępowanie
Postępowanie arbitrażowe toczy się według regulacji ujętych w regulaminach arbitrażowych poszczególnych sądów. Przebieg postępowania arbitrażowego wg każdego z nich jest podobny (w niektórych jest on bardziej skomplikowany, w innych prostszy). Podstawowym elementem jest oczywiście istnienie stosownej klauzuli arbitrażowej.
Właściwe postępowanie zaczyna się natomiast skierowaniem przez powoda, czyli stronę inicjującą proces, tzw. wezwania na arbitraż (lub od wniesienia bezpośrednio pozwu) do sądu arbitrażowego, który przesyłany jest następnie do strony pozwanej. Pozwany jest zobowiązany sporządzić odpowiedź na wezwanie na arbitraż lub odpowiedź na pozew. Kolejnym etapem jest wybór arbitrów przez strony, którzy są zatwierdzani przez sekretariat danego sądu arbitrażowego.
Następnym, bardzo istotnym elementem jest posiedzenie organizacyjne (case managament conference) z udziałem arbitrów oraz pełnomocników stron, którego celem jest określenie zakresu zagadnień spornych i przebiegu dalszego postępowania.
W przypadku Regulaminu Arbitrażowego ICC kończy się ono podpisaniem tzw. Aktu Misji (Terms of Reference). Stanowi on swego rodzaju „fotografię sprawy” (protokół uzgodnień i mapę drogową) w której ustala się strony sporu, arbitrów, sposób ukonstytuowania się trybunału arbitrażowego, stan faktyczny, okoliczności sporne, stanowiska i żądania stron, a także listę spraw do rozstrzygnięcia.
Strony ustalają również z udziałem arbitrów i sekretariatu sądu tzw. kalendarz procedury (procedural timetable), który zawiera terminy na poszczególne czynności stron, zespołu orzekającego oraz sądu arbitrażowego, aż do wydania wyroku. Tym samym strony dokładnie wiedzą, czasem nawet z dwuletnim wyprzedzeniem, kiedy odbędzie się na przykład rozprawa. Wg Regulaminu Arbitrażowego ICC w kalendarzu procedury ustala się daty złożenia przez strony pozwu, odpowiedzi na pozew i ewentualnego pozwu wzajemnego, repliki i dalszych pism procesowych.
W ramach gromadzenia materiału dowodowego do przedłożenia do sądu wraz z odpowiednimi pismami, oprócz dokumentów, zbierane są również pisemne zeznania świadków oraz opracowywane opinie biegłych, którzy mogą być powołani zarówno przez trybunał arbitrażowy jak i powoływanych najczęściej przez same strony (expert witnesses)., którzy później mogą być konfrontowani i przesłuchiwani na rozprawie. Istotnym elementem tego etapu jest obowiązek wzajemnego okazywania dokumentów (document production). Wydanie wyroku poprzedza rozprawa (evidentiary hearing), w trakcie której strony ustnie przedstawiają swoją argumentację, są przesłuchiwani świadkowie i biegli.
– Postępowanie arbitrażowe, po wymianie pism procesowych po rozprawie, kończy się wydaniem wyroku przez zespół orzekający. Ostatnim elementem, w zasadzie już post-arbitrażowym, jest uznanie lub stwierdzenie wykonalności wyroku arbitrażowego przez sąd państwowy, co jest podstawą prawną do prowadzenia egzekucji – podsumowuje Tomasz Podkowiński, radca prawny Budimeksu, który prowadzi obsługę prawną Dywizji Budownictwa Kolejowego, Energetycznego i Przemysłowego. Kilkukrotnie uczestniczył w międzynarodowych postępowaniach arbitrażowych.
Materiał powstał we współpracy z partnerem portalu firmą Budimex